L’OOXML nella Pubblica Amministrazione Italiana

La digitalizzazione dei documenti non è più soltanto un’esigenza dettata da motivazioni economiche e pratiche (un documento elettronico costa di meno e si gestisce più facilmente rispetto alla sua controparte cartacea), ma anche imposta dall’alto, con precise normative che ne prescrivono l’adozione capillare in tutti gli uffici della Pubblica Amministrazione. Ecco perché, quando ci si trova a lavorare con documenti elettronici, la loro interoperabilità assume una rilevanza fondamentale: è inutile avere un testo digitale se poi non può essere letto da tutti.
La questione ha suscitato innumerevoli dibattiti, incentrati sull’adozione dell’uno o dell’altro standard e quasi sempre in favore di formati “aperti” come l’ODF (Open Document Format). La discussione si è ulteriormente accesa con l’ingresso in campo di un colosso come Microsoft che, in tempi recenti, ha presentato il suo formato proprietario, l’OOXML (Office OpenXML). Nonostante non sia ancora riconosciuto come standard ISO, l’OOXML è già stato scelto da numerosi enti pubblici italiani, come la Regione Veneto e Provincia Autonoma di Trento. Ne parliamo con Andrea Valboni, National Technology Officer di Microsoft Italia.

Potrebbe spiegarci com’è nato il formato Open XML e a che punto è l’ottenimento dello standard ISO?

«Il formato Office OpenXML (OOXML) ha come precursore il formato XML di Office 2003, che per la prima volta permetteva di salvare i documenti prodotti da Word, Excel e PowerPoint in un formato documentale, che si appoggiava largamente su una sintassi XML. La tendenza ad andare verso formati documentali che permettessero la leggibilità non solo del testo ma dell’intera struttura documentale si è progressivamente rafforzata dalla fine dello scorso millennio, come risposta ad una crescente domanda di formati documentali che dessero garanzia di sopravvivere allo strumento che li aveva generati, e quindi di poter dare garanzia di conservabilità e di usufruizione nel lungo periodo di tempo. Va da sé che tali formati, data la loro caratteristica di leggibilità a prescindere da specifici strumenti e dall’uso di una sintassi XML, si prestassero ad essere soggetti ad un processo di standardizzazione, che garantisce l’utente finale sul controllo del formato dei documenti, non più in mano di un produttore di software ma di dominio di tutti coloro che vogliano accedere alle specifiche tecniche dello standard».

Nelle Pubbliche Amministrazioni, più che nelle imprese, è indispensabile soddisfare le esigenze di interoperabilità. Quali sono i vantaggi di scegliere l’OOXML invece dell’ODF?

«Il fatto che entrambi i formati siano standard (ODF noto come ISO 26300:2006, OOXML come ECMA-376, in fase di discussione presso ISO con la sigla DIS 29500), consente che le specifiche tecniche siano accessibili a chiunque voglia scaricarle dai siti degli enti di standardizzazione e quindi implementarle; questo fatto ha reso possibile il nascere di una serie di strumenti di conversione che portano da un formato all’altro con un buon livello di conservazione delle caratteristiche documentali di partenza».

«Microsoft ha sponsorizzato un progetto relativo a convertitori di formato da e per ODF, disponibili sotto forma di plug-in per Office 2007 in SourceForge.org, il più noto dei siti di progetti open source. Esistono un certo numero di convertitori anche da applicazioni che usano come formato nativo ODF, come NeoOffice, la versione di OpenOffice per Mac, o la versione Novell di OpenOffice; altri strumenti che usano ODF, hanno dichiarato di supportare anche OOXML. Tutto questo porta a dire che il solo fatto che si stia parlando di formati standard, quindi pubblici, ha dato una spinta norme all’interoperabilità tra formato documentali, cosa non pensabile anche solo pochi anni fa. Lo scegliere un formato o l’altro da parte di un cliente o di una istituzione dipende da quale esigenza si vuole soddisfare, visto che entrambi gli standard possono andare incontro ad esigenze crescenti. OOXML offre ad esempio la possibilità di utilizzare schemi definiti dall’utente, e dove l’utente sia un ente pubblico questo può dare importanti vantaggi, come definire ad esempio il formato del certificato di nascita o della modulistica per la richiesta di informazioni da parte di un ente verso il cittadino. Siamo del parere, e rinnoviamo l’invito su questo punto, a che la Pubblica Amministrazione identifichi un soggetto tecnico indipendente che garantisca l’uso di entrambi gli standard da parte del cittadino, non forzando l’acquisto in un prodotto piuttosto che un altro, in accordo al principio di neutralità tecnologica. Questo approccio è per esempio adottato dal FOKUS Group on eGovernment del Fraunhofer Institute di Berlino».

Quali sono invece le differenze con altri formati largamente diffusi in tutte le organizzazioni, come ad esempio i PDF?

«PDF esiste oggi in due versioni, entrambe standard ISO: la prima, la più nota, è il cosiddetto PDF/A, è un subset del PDF full ed è usato largamente per rappresentare documenti in formato stampabile; il PDF 1.7, la versione completa, è divenuto standard ISO con il nome di ISO 32000. La maggiore differenza sta nella struttura interna, non XML, e quindi di non semplice leggibilità come i formati che si appoggiano su tale standard. Ciò detto anche PDF, in entrambe le versioni, è un cosiddetto open standard, sottolineando come la “commoditizzazione” dei formati documentali sia un processo ormai avviato, come a suo tempo successe per le reti locali o per altri livelli dell’infrastruttura tecnologica che oggi conosciamo. PDF/A ha conquistato un posto nel mondo per le sue caratteristiche di riproducibilità dell’originale in formato non modificabile e quindi adatto per conservazione documentale, dove la conformità all’originale è un fattore importante (non parliamo qui però di conservazione a norma di legge, che ha altri prerequisiti). Nel tempo e con la crescita dei formati XML, anche PDF dovrà fare i conti con una realtà che cambia e che vedrà un crescente numero di formati documentali diventare standard de iure».

L’OOXML in Veneto e nel Trentino

L’Open XML è già stato adottato da enti pubblici importanti come la Regione Veneto. Alla base di questa scelta, stando alle dichiarazioni dei diretti interessati, ci sono soprattutto la retro-compatibilità e il rispetto delle specifice ECMA, che garantirebbero senza problemi l’integrazione dei documenti OOXML con le soluzioni di back-end sviluppate da terze parti.

«La Regione Veneto – ha continuato Valboni – ha risposto ad una richiesta comune anche ad altre decine di migliaia di aziende e a milioni di utenti nel mondo: quella di un compatibilità piena con i formati proprietari dei prodotti della famiglia Office System. OOXML garantisce quindi una migrazione di migliaia di documenti che la Regione Veneto ha sui propri sistemi da un formato proprietario ad un formato aperto e standard. Parallelamente, OOXML risponde alle esigenze di una maggiore interoperabilità, cosa che appunto un formato come OOXML indirizza, e alla conseguente possibilità di creare un numero più alto e con minore sforzo delle applicazioni chesiano interoperabili sulla base di formati aperti e che permettano l’integrazione di un vasto patrimonio di dati e conoscenze all’interno della rete della Regione».

Un altro caso di particolare interesse è quello della Provincia Autonoma di Trento e del suo Sistema Gestione Alunni. Si tratta di un sistema informativo integrato che sfrutta non solo l’OOXML ma anche numerose altre tecnologie sviluppate da Microsoft. Il Sistema Gestione Alunni è nato per garantire alle scuole la piena autonomia gestionale (sia per quanto riguarda la didattica, sia per quanto riguarda l’amministrazione) e, al tempo stesso, fornire alla Provincia un quadro approfondito e sempre aggiornato su alunni e personale. A questi due obiettivi principali si affiancano quelli altrettanto importanti riguardanti una comunicazione rapida ed efficiente tra scuole e famiglie e la pianificazione degli incarichi del corpo docente, in particolare per quanto concerne attività speciali come l’orientamento e il sostegno per gli studenti stranieri. Per rispondere a queste esigenze, si è optato per un sistema informatico flessibile basato su smart client e SOA (Service-Oriented Architecture).

«La scelta di usare OOXML deriva da una strategia più ampia di creare un’infrastruttura aperta basata su standard aperti; ovviamente tra questi ha un suo ruolo importante l’XML, come standard per la rappresentazione di dati strutturati provenienti da archivi presenti in oltre 100 istituti; le possibilità offerte da OOXML consentono di inserire i dati provenienti dalle basi dati degli istituti direttamente in strutture documentali, anch’esse basate su XML e programmabili. Questo ha consentito ad Informatica Trentina di sviluppare un’architettura applicativa di tipo SOA, con chiari vantaggi di modularità e flessibilità, e quindi capacità di poter rispondere a future richieste funzionali in modo più agile rispetto al passato. In questa architettura hanno un ruolo importante i cosiddetti smart client, ovvero delle applicazioni a disposizione dell’utente finale, costruite attorno a strumenti tradizionali di produttività, ma che sfruttano le capacità di integrarsi tramite protocolli tipici dei web services con servizi distribuiti sulla rete: questo fatto rende dei semplici strumenti di produttività dei client intelligenti, con un produttività notevolmente superiore rispetto ad un uso tradizionale».

In che modo la SOA influisce sull’interoperabilità e come sono gestiti i diversi servizi dell’SGA?

«Informatica Trentina ha sviluppato l’architettura applicativa della Provincia Autonoma di Trento secondo un modello orientato ai servizi, o SOA; tali architetture hanno il vantaggio di essere realizzate grazie all’esistenza di tutta una serie di standard come SOAP, o i protocolli della WS-I (web services initiative), oltre chiaramente quelli già largamente usati del mondo internet/intranet. Tutto questo offre al sistema un alto grado di interoperabilità, aspetto oggi largamente migliorato rispetto a soli 10 anni fa. L’interoperabilità porta con se un grande vantaggio rispetto alla modularità della soluzione e alla intrinseca caratteristica di apertura all’integrazione di qualunque piattaforma offra quei protocolli. Un componente importante è BizTalk Server, il primo dei servizi dell’offerta Microsoft ad usare e appoggiarsi in modo significativo su XML e sulla trasformazione di dati da formati e strutture varie in un formato standard, secondo uno schema di trasformazione definito da un altro standard, l’XSD. Oltre a questa funzione elementare possiamo dire oggi che BizTalk svolga un ruolo importante come Application Integrator e orchestratore, secondo procedure di workflow e task automatizzabili definibili dall’utente, l’interazione tra applicazioni che vivono su server diversi, realizzando così una process-to-process automation».