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Aggiornare cookie, marketing digitale e fornitori online

Per siti web, ecommerce, newsletter, CRM e campagne pubblicitarie online, la conformità GDPR richiede il controllo di cookie, strumenti di tracciamento, consensi marketing e fornitori digitali. Gli strumenti tecnici possono essere utilizzati senza consenso quando servono al funzionamento del servizio richiesto dall’utente, mentre cookie di profilazione, advertising comportamentale, tracciamenti promozionali e marketing personalizzato richiedono una scelta preventiva, libera e documentabile.

Anche gli strumenti analytics vanno verificati caso per caso. Alcune soluzioni possono essere assimilate ai cookie tecnici solo quando rispettano condizioni stringenti, mentre strumenti che consentono identificazione, incrocio dei dati, condivisione con terze parti o uso per finalità ulteriori richiedono una valutazione specifica su informativa, consenso e basi giuridiche.

Cookie tecnici, analytics e profilazione

Il controllo parte dalla distinzione tra cookie tecnici, strumenti analytics e cookie di profilazione. I cookie tecnici servono a erogare il servizio richiesto dall’utente e richiedono informativa chiara. I cookie di profilazione e gli altri strumenti di tracciamento per finalità promozionali richiedono invece consenso preventivo.

Il banner cookie deve consentire una scelta libera e chiara, con possibilità di accettare, rifiutare o gestire le preferenze. Le impostazioni predefinite devono evitare l’attivazione di cookie e tracciamenti diversi da quelli tecnici prima della scelta dell’utente.

Newsletter, CRM e marketing automation

Le attività di marketing digitale richiedono una verifica su finalità, basi giuridiche, consensi raccolti, informative utilizzate e possibilità di opposizione. Newsletter, DEM, campagne personalizzate, segmentazioni CRM, lead generation e marketing automation devono essere coerenti con le scelte espresse dagli interessati e con le finalità dichiarate.

Quando il trattamento si basa sul consenso, l’organizzazione deve poter dimostrare quando, come e per quale finalità è stato acquisito. I sistemi utilizzati devono consentire la revoca con modalità semplici e la sincronizzazione della scelta su CRM, piattaforme email, liste marketing e strumenti di advertising.

Fornitori digitali e piattaforme esterne

Quando vengono utilizzati strumenti di marketing automation, piattaforme email, CRM, analytics, advertising o servizi cloud, l’organizzazione deve verificare il ruolo del fornitore, la presenza di una nomina a responsabile del trattamento quando necessaria, l’eventuale ricorso a subfornitori, la localizzazione dei dati e gli eventuali trasferimenti verso Paesi extra UE.

Il controllo sui fornitori deve includere condizioni contrattuali, misure di sicurezza, istruzioni documentate, tempi di conservazione, cancellazione o restituzione dei dati al termine del servizio e aggiornamento delle informative privacy quando cambiano strumenti, finalità o soggetti coinvolti nel trattamento.

Trasferimenti internazionali e fornitori statunitensi

Per i trasferimenti internazionali occorre verificare la garanzia utilizzata: decisione di adeguatezza della Commissione europea, clausole contrattuali standard, norme vincolanti d’impresa o altri strumenti previsti dal GDPR.

Per i fornitori statunitensi va controllata l’eventuale partecipazione certificata all’EU-US Data Privacy Framework. In assenza di adesione, l’organizzazione deve verificare le altre garanzie applicabili al trasferimento, incluse clausole contrattuali standard, misure supplementari e controlli sui subfornitori coinvolti.

Controllo periodico del sito e degli strumenti marketing

La verifica va ripetuta quando cambiano CMP, plugin, tag manager, strumenti analytics, pixel pubblicitari, piattaforme email, CRM, fornitori cloud o campagne di profilazione. Ogni aggiornamento dovrebbe lasciare traccia dei controlli svolti, delle configurazioni adottate e delle modifiche apportate a informative, banner, registro dei trattamenti e contratti con i fornitori.