Tra Colleghi – Smart working: le regole che tutti usano ma in pochi conoscono (e le novità di aprile)

Tra colleghi

Ciao,

lo smart working è entrato nelle nostre vite durante la pandemia, ma per molti è rimasto una zona grigia: si fa, funziona, eppure le regole precise non le conosce quasi nessuno. Chi può chiederlo? Come deve essere formalizzato? E cosa cambia adesso che il governo ha deciso di mettere le sanzioni?

Dal 7 aprile 2026 è entrata in vigore la Legge n. 34/2026. Non cambia la struttura del lavoro agile, ma cambia qualcosa di importante: un obbligo che esisteva già dal 2017 e veniva spesso ignorato diventa per la prima volta concretamente sanzionabile. Per i datori di lavoro — ma anche per sapere, come lavoratori, a cosa avete diritto.

Buona lettura!

Smart working: le regole che tutti usano ma in pochi conoscono

(e le novità di aprile)

In Italia ci sono oggi oltre 3,5 milioni di lavoratori in smart working. Eppure, se chiedessi a ognuno di loro come funziona esattamente dal punto di vista legale — cosa deve esserci scritto nell’accordo, cosa spetta sapere sui rischi, cosa può fare il datore in caso di infortuni a casa — la maggior parte non saprebbe rispondere.

Non è colpa loro. Le regole ci sono, ma non sono mai state comunicate con chiarezza. Questo numero prova a farlo.

Cos’è lo smart working (e cosa non è)

La definizione di legge è precisa: lo smart working è una modalità di esecuzione del rapporto di lavoro subordinato in cui l’attività si svolge in parte in azienda e in parte fuori, senza una postazione fissa e senza vincoli di orario rigidi, nel rispetto dei limiti massimi giornalieri e settimanali previsti dalla legge e dal CCNL.

Non è telelavoro — che prevede invece una postazione fissa a casa e orari definiti. Non è lavoro autonomo. È sempre lavoro dipendente, con tutti i diritti che ne derivano: stessa retribuzione, stessi scatti di anzianità, stessi premi di produttività e welfare dei colleghi che lavorano in sede.

Lo smart working non può essere imposto unilateralmente dal datore di lavoro, né richiesto come diritto assoluto dal lavoratore (salvo categorie specifiche). Si attiva sempre su base volontaria, con un accordo scritto tra le due parti.

L'accordo individuale: cos'è e cosa deve contenere

Senza accordo scritto, lo smart working non esiste legalmente. L’accordo va firmato prima di iniziare a lavorare da remoto e deve contenere alcuni elementi obbligatori:

• Durata: l’accordo può essere a tempo determinato o indeterminato. Se a tempo indeterminato, deve prevedere un preavviso minimo per il recesso.
• Luoghi di lavoro: dove il dipendente può lavorare da remoto (casa, spazi di co-working, altri luoghi). Il datore può escludere certi luoghi per ragioni di sicurezza dei dati.
• Strumenti: chi fornisce i dispositivi e come devono essere usati.
• Reperibilità e orari: le fasce in cui il lavoratore deve essere raggiungibile, nel rispetto dei limiti di orario di legge.
• Diritto alla disconnessione: i periodi in cui il lavoratore non è tenuto a rispondere a comunicazioni aziendali. Non è una gentilezza: è un obbligo di legge da inserire nell’accordo.
• Modalità di controllo: come il datore può verificare la prestazione, nel rispetto dello Statuto dei Lavoratori e del GDPR.

L’accordo va conservato dal datore di lavoro per almeno 5 anni. Entro 5 giorni dall’inizio della prestazione in smart working, il datore deve comunicare il nominativo del lavoratore al Ministero del Lavoro tramite il portale telematico dedicato. Chi non lo fa rischia una sanzione da 100 a 500 euro per ogni lavoratore non comunicato.

Chi ha diritto di chiederlo (e chi ha priorità)

Nel settore privato, lo smart working non è un diritto soggettivo per tutti: dipende dalla compatibilità della mansione e dalla disponibilità del datore. Tuttavia, la legge stabilisce che alcune categorie hanno priorità nella concessione e il datore non può ignorare queste richieste senza un motivo valido:

• Lavoratori con figli fino a 12 anni
• Lavoratori con figli disabili gravi, senza limite di età
• Lavoratori con disabilità grave certificata
• Lavoratori che svolgono compiti di caregiver per familiari non autosufficienti

Per queste categorie il datore deve valutare seriamente la richiesta e, se la mansione è compatibile con il lavoro da remoto, la priorità è vincolante. Un rifiuto immotivato espone l’azienda a contestazioni.

La novità di aprile: l'informativa sulla sicurezza diventa sanzionabile

Dal 7 aprile 2026 è entrata in vigore la Legge n. 34/2026, la cosiddetta Legge annuale per le PMI. La novità principale per i lavoratori in smart working riguarda la sicurezza.

La legge non inventa un obbligo nuovo: già dal 2017 il datore era tenuto a consegnare ogni anno ai lavoratori agili e al rappresentante dei lavoratori per la sicurezza (RLS) una informativa scritta sui rischi connessi al lavoro da remoto. Quello che mancava era la sanzione. Risultato: quell’obbligo veniva spesso ignorato.

Dal 7 aprile non è più così. Il datore che non consegna l’informativa — o la consegna incompleta o non aggiornata — rischia:

• Arresto da 2 a 4 mesi, oppure
• Ammenda da 1.708,61 a 7.403,96 euro

Le due sanzioni sono alternative tra loro. Si configurano come contravvenzioni penali, contestabili direttamente dall’Ispettorato Nazionale del Lavoro o dalle ASL in sede di ispezione. Non è previsto un periodo di regolarizzazione preventiva: se il documento non c’è al momento del controllo, la violazione è già integrata.

La norma si applica a tutti i datori di lavoro, indipendentemente dalle dimensioni aziendali. Non è riservata alle PMI nonostante il nome della legge che la contiene.

Cosa deve contenere l’informativa sui rischi

L’errore più comune è trattare l’informativa come un documento generico sull’ergonomia. In realtà deve coprire un perimetro più ampio e deve essere specifica per le modalità concrete di lavoro del lavoratore. I contenuti essenziali:

• Rischi legati alla postazione di lavoro: sedia, illuminazione, postura, altezza dello schermo
• Rischi da videoterminali: affaticamento visivo, pause obbligatorie ogni 20 minuti di uso continuativo
• Rischi elettrici e di caduta nell’ambiente domestico
• Rischi da stress lavoro-correlato e isolamento
• Indicazioni sul diritto alla disconnessione e sui limiti di orario

Il documento deve essere firmato dal lavoratore e dall’RLS — senza quella firma, il datore non ha prova dell’adempimento. In caso di ispezione o di infortunio domestico, un documento non sottoscritto non protegge nessuno.

Infortuni a casa: cosa copre l’INAIL

Una delle domande più frequenti è: se mi faccio male lavorando da casa, sono coperto? La risposta è sì, ma con alcune precisazioni.

L’INAIL copre gli infortuni che avvengono in occasione di lavoro anche durante lo smart working, purché ci sia un nesso causale con l’attività lavorativa. Cadere dalla sedia mentre si è in videochiamata è un infortunio coperto. Scivolare in bagno durante una pausa potrebbe non esserlo, a meno che la pausa non sia strettamente necessaria (ad esempio, andare a prendere i figli a scuola durante un orario concordato — una sentenza del Tribunale di Milano del 2024 ha riconosciuto questo tipo di evento come coperto).

L’infortunio va denunciato con le stesse modalità di un infortunio in sede: certificato medico e comunicazione al datore entro i termini di legge.

Cosa fare adesso

• Sei in smart working senza accordo scritto? La situazione è irregolare. Puoi chiedere al tuo datore di formalizzare la modalità: è nel suo interesse tanto quanto nel tuo.
• Non hai mai ricevuto l’informativa sui rischi? Dal 7 aprile il tuo datore è obbligato a consegnartela ogni anno. Puoi segnalare l’assenza all’RLS aziendale o, in casi più gravi, all’Ispettorato del Lavoro.
• Appartieni a una categoria prioritaria e il datore ti ha rifiutato lo smart working? Il rifiuto deve essere motivato. Puoi chiedere spiegazioni formali e, se la mansione è compatibile, contestare la decisione.
• Lavori da remoto ma non sei mai stato comunicato al Ministero? Non è un problema tuo direttamente — l’obbligo è del datore — ma è un segnale che la tua posizione non è in regola. Meglio saperlo.
• Hai subito un infortunio lavorando da casa? Documentalo subito, fatti rilasciare il certificato medico e comunicalo al datore entro i termini. Non aspettare.

Lo smart working è uno strumento utile — quando è fatto bene. Le regole esistono per tutelarlo, non per limitarlo. Conoscerle è il primo passo per usarlo davvero.

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