Come conservare i documenti informatici

di Redazione PMI.it

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Il documento informatico costituisce una importante innovazione per le PA, ma quali sono i problemi legali e tecnici relaviti alla conservazione?

Per far fronte al rischio di compromettere l’integrità dei documenti, si ricercano nuovi formati più sicuri, si rilasciano certificati di firma con un sempre più elevato livello di crittografia; azioni atte a ridurre al minimo la vulnerabilità di questi sistemi. Un certificato di firma digitale oggi ha una durata di 1-2 anni, dopodichè i documenti con esso firmati perdono di validità; è quindi necessario adottare delle contromisure per mantenerli “vivi”. Sono 3 i tipi di documenti informatici che possono essere gestiti:

  • 1. documenti originali cartacei dematerializzati: sono principalmente documenti in ingresso, che vengono trasformati in immagine tramite scanner e autenticati con firma digitale al fine di attestarne la conformità all’originale;.
  • 2. documenti informatici prodotti: documenti che nascono in forma elettronica, sottoscritti con firma digitale e trasmessi con strumenti telematici quali la P.E.C. (Posta Elettronica Certificata);.
  • 3. documenti informatici ricevuti: documenti informatici sottoscritti e non, pervenuti all’Ente tramite P.E.C. oppure tramite altri canali; nel secondo caso sta al Responsabile del Servizio valutare l’attendibilità della provenienza, siano essi pervenuti tramite posta elettronica, sia su cd o altro supporto.

Chi legge un documento informatico, deve avere a disposizione appositi strumenti: si tratta di software o servizi online gratuiti, che verificano l’integrità del documento e la validità della firma secondo le regole definite dalla Delibera CNIPA 4/2005.

Diverse opzioni per conservere i documenti

Per garantire l’inalterabilità nel tempo delle caratteristiche proprie del documento informatico, si deve provvedere alla loro conservazione nel rispetto delle regole tecniche stabilite dalla Delibera CNIPA 11/2004; è compito del Responsabile della conservazione verificare le caratteristiche tecniche e le procedure utilizzate, mantenere efficiente e sicuro il sistema e verificare l’integrità dei documenti ed attestarne la validità quando richiesto.

All’atto pratico questa figura deve periodicamente (in genere con cadenza annuale) provvedere alla conservazione sostitutiva, cioè a memorizzare i documenti su supporti ottici non riscrivibili ed apporre il riferimento temporale e la propria firma digitale su ognuno o sull’insieme dei documenti oggetto di conservazione, al fine di certificarne e prolungarne la validità. Qualora questo processo riguardi anche documenti informatici sottoscritti digitalmente e/o documenti analogici originali unici dematerializzati, è obbligatoria anche l’apposizione del riferimento temporale e della firma digitale da parte di un pubblico ufficiale (in genere il segretario o un dirigente).

La fase successiva è il riversamento diretto, effettuato con cadenza quinquennale e con le stesse modalità sopra descritte, ma su un altro supporto di memorizzazione. Lo scopo è quello di garantire nel tempo l’accessibilità e leggibilità dei documenti, attraverso il trasferimento su supporti più affidabili al fine di ridurre il rischio di “invecchiamento” sia materiale che tecnologico dei supporti stessi. Si parla invece di riversamento sostitutivo se in questa fase viene convertito il formato dei documenti: questa operazione si effettua se cambiano i formati standard. Oggi c’è il PDF, ma se un domani cadrà in disuso, bisognerà adeguarsi ai nuovi formati.

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