La legge 445/2000 sui documenti informatici

di Gianfederico Manchia

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Come si è evoluta la gestione dei documenti nella PA italiana e come si evolverà? Uno sguardo al quadro normativo può aiutare ad orientarsi meglio

L’applicazione della normativa

Un altro interessante spunto del testo unico, riguarda la carta d’identità elettronica o CIE, il testo unico la introduce e sarebbe stato compito di ulteriori leggi portare a compimento il progetto. Progetto che in realtà sembra si sia arenato: dopo 7 anni infatti, ne sono stati distribuiti solo 2,5 milioni di esemplari, si pensi che entro il 31 dicembre prossimo, l’accesso ai servizi on line dovrebbe avvenire solo mediante la CIE o al più la CNS (Carta Nazionale dei Servizi).

Le PA sono infatti tenute a sostituire i servizi di protocollo attuali con quelli digitali, che “devono garantire la sicurezza, garantire la corretta e puntuale registrazione di protocollo dei documenti in entrata e in uscita, fornire informazioni sul collegamento esistente tra ciascun documento ricevuto dall’amministrazione e i documenti dalla stessa formati nell’adozione dei provvedimenti finali,consentire il reperimento delle informazioni riguardanti i documenti registrati, consentire, in condizioni di sicurezza, l’accesso alle informazioni del sistema da parte dei soggetti interessati, nel rispetto delle disposizioni in materia di tutela delle persone e di altri soggetti rispetto al trattamento dei dati personali, garantire la corretta organizzazione dei documenti nell’ambito del sistema di classificazione d’archivio adottato”.

Vediamo come funziona all’atto pratico il protocollo, quantomeno concettualmente. Solitamente quando andiamo presso l’ufficio protocollo del comune, consegniamo il nostro documento, l’impiegato lo timbra, rilascia ricevuta, e lo inoltra all’ufficio competente; questo è quello che succede col cartaceo. Il sistema di protocollo informatico invece riceve mediante la casella di posta elettronica il documento, lo numera e gli assegna in automatico la data di registrazione, il mittente, l’oggetto e la cosiddetta “impronta” che è una sequenza di numeri binari in grado di identificare il documento in maniera univoca. Tutto quello che abbiamo associato al documento, viene detto segnatura di protocollo e come si capisce serve a non perdere il documento tra gli archivi informatici ma pur sempre archivi della PA Lo stesso procedimento grossomodo avviene quando la PA spedisce un documento. Dal momento che non tutti gli impiegati possono visualizzare ogni tipo di documento, vengono stabiliti dei criteri di accesso a seconda delle mansioni (i manuali di gestione di vari comuni sono consultabili sul sito del CNIPA).

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