La legge 445/2000 sui documenti informatici

di Gianfederico Manchia

scritto il

Come si è evoluta la gestione dei documenti nella PA italiana e come si evolverà? Uno sguardo al quadro normativo può aiutare ad orientarsi meglio

La validità dei documenti informatici

Un accento deve essere posto sull’Articolo 10, secondo cui il documento informatico – purché redatto secondo opportune regole tecniche e corredato da firma digitale – è equivalente alla forma scritta, ha efficacia probatoria e di scrittura privata, quindi è effettivamente equiparato al documento cartaceo. Un contratto può essere stipulato per via informatica o telematica e siglato con la firma digitale per avere lo stesso valore legale di quello cartaceo, i pagamenti tra privati o PA possono essere effettuati anche mediante strumenti informatici ed addirittura gli archivi notarili possono essere trasformati in archivi ottici.

La trasmissione del documento elettronico va incontro a numersi ostacoli: errori di trasmissione, di ricezione, possibilità di manipolare in maniera fraudolenta il documento. Innanzitutto occorre usare la firma digitale come garanzia di provenienza certa del documento, tale documento viene poi opportunamente siglato e la trasmissione e ricezione dello stesso devono essere indirizzate verso un indirizzo di posta elettronica dichiarato dalla PA e presente nel sito Indice PA. Una Direttiva del Ministro per l’Innovazione Tecnologica del 27 novembre 2003 rende obbligatorio l’uso della posta elettronica nelle comunicazioni all’interno degli uffici pubblici: tutti gli impiegati delle PA che abbiano a che fare con documenti di qualsiasi genere, devono quindi essere dotati di casella di posta che, se opportunamente configurata, può risultare anche un valido archivio per le pratiche.

Per quel che riguarda la copia autenticata di documenti che da cartacei vengono trasformati in digitali, devono essere autenticati da un notaio o un pubblico ufficiale che ne allega un’apposita dichiarazione. Allo stato attuale le dichiarazioni risultano essere prevalentemente cartacee, ma il legislatore ha previsto opportune regole tecniche anche per questo caso. La firma digitale, una volta associata ad un documento, è da considerarsi in tutto e per tutto equivalente l’apposizione di sigilli, punzoni, timbri, contrassegni e marchi di qualsiasi genere. Inoltre può essere autenticata, né più né meno come si fa per quella scritta, presso un notaio od un pubblico ufficiale. Per garantire che la chiave pubblica che il cittadino possiede sia conforme a tutti gli standard di sicurezza previsti, viene introdotta la figura del certificatore, selezionato tra grandi aziende.

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