Spam email aziendale: rischi e soluzioni

Risposta di

scritto il 29 Luglio 2019

Andrea chiede

Le caselle email della mia azienda sono perennemente intasate da messaggi indesiderati, tanto che abbiamo dovuto gestire in modo pesante i filtri per limitarne il flusso. Purtroppo, in questo modo capita di perdere comunicazioni importanti, che finiscono nello spam. Cosa rischiamo? E come possiamo rimediare?

Redazione PMI.it risponde

Risposta a cura di Idea Services
(per approfondimenti: esperto.risponde@ideaservices.eu)

Ogni volta che qualcuno invia un’email di spam, non solo i destinatari ma l’intera comunità Internet ne sostiene il costo, calcolato in base al tempo di connessione ma non soltanto: leggere, filtrare e ripulire la casella di posta elettronica spinge le persone a trascorrere più tempo online, oltre ai rischi connessi al download di una mail che potrebbe anche veicolare un tentativo di frode o di attacco informatico.

Quindi, man mano che i suoi volumi crescono, lo spam rende la posta elettronica uno strumento meno comodo ed efficace.

L’email spam collega la larghezza di banda e le risorse su computer e router su Internet. Ogni messaggio indesiderato si aggiunge al costo totale di gestione delle reti di computer che formano i percorsi di consegna ai destinatari. Tali email possono anche disturbare una rete, bloccando i server di posta e riempiendo i dischi rigidi. Senza contate che costituiscono anche un’invasione della privacy online degli utenti di Internet.

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Gli spammer cercano potenziali elenchi di destinatari esaminando forum online e post di newsgroup, rubando mailing list da altri siti o utenti, cercando siti web che riportano pubblicamente indirizzi email. La raccolta di questi dati è facilitata da pacchetti software automatizzati, progettati per la ricerca di spam in diversi ambienti di servizi Internet.

Volendo scoprire l’identità di chi invia email di spam, si potrebbe chiedere aiuto al proprio ISP (ma si tratta di un passaggio che di per sé comporta ulteriore tempo).
Di certo, la regola di base è non rispondere mai e neppure inviare richieste di annullamento dell’iscrizione: è possibile che quel nostro click si tramuti in una conferma che il nostro indirizzo email è valido e operativo, esponendoci a ulteriori invii spam in futuro.
I client di posta hanno la possibilità di definire degli indirizzi come spam e quindi non marcarli e metterli da part in modo automatico.
Di fondamentale importanza, infine, è far sì che il personale non utilizzi la propria mail aziendale per accedere a siti privati o svolgere attività di carattere non lavorativo.