Rimborso benzina: nota spese o scheda carburante?

Risposta di

Barbara Weisz

scritto il

Simona chiede

Lavoro nell’amministrazione di una società e ho bisogno di un chiarimento per il rimborso carburante: in caso di utilizzo promiscuo dell’auto aziendale, per lavoro e uso personale, con benzina pagata tramite carta di credito aziendale e note spese mensili con il numero di km percorsi per entrambi gli utilizzi, come si evince un eventuale debito del dipendente nei confronti dell’azienda? Come si dovrebbe presentare una corretta nota spese o scheda carburante?

Barbara Weisz risponde

Il suo caso contempla tanto una carta di credito aziendale con la quale pagare il carburante quanto un sistema di note spese in cui invece vengono calcolati i chilometri. In genere sono due metodi separati:

  • o il dipendente ha una carta aziendale, che consente di far pagare la benzina direttamente al datore di lavoro,
  • o compila la nota spese per il rimborso della spesa sostenuta in prima persona

L’utilizzo di una carta aziendale dovrebbe semplificare il procedimento, eliminando la necessità di chiedere rimborsi attraverso la nota spese. D quel che scrive, invece, in azienda utilizzate un sistema diverso nel caso di uso promiscuo di un’auto aziendale.

=> Tabelle ACI 2021 per rimborsi e benefit

La prima cosa da verificare è il metodo pattuito per il calcolo della spesa al chilometro. In genere si utilizzano le tabelle ACI, che segnalano sia la spesa rimborsabile sia il fringe benefit annuale per ogni tipologia di auto. Il coordinamento dei due sistemi di pagamento, tuttavia, dipendente strettamente dalle regole che avete stabilito in azienda per il rimborso carburante.

Per quanto concerne la scheda carburante, le ricordo che la normativa di riferimento prevede oggi l’obbligo di fattura elettronica per gli acquisiti alla pompa di rifornimento, mandando di fatto in soffitta la vecchia scheda carburante per documentare le spese (legge n. 31/1977 e regolamento n. 444/1997). Non solo: per ottenere deduzioni dei costi e detrazioni IVA sui rifornimenti di carburante, imprese e Partite IVA devono utilizzare strumenti tracciabili. Non è invece necessario che la carta di credito utilizzata per pagare il carburante sia usata solo per acquisti legati all’attività d’impresa.