L’immissione dei dati in una cella può avvenire attraverso l’utilizzo di “elenchi a discesa” creati appositamente. Tale procedura, che si utilizza generalmente per quelle celle che dovranno accogliere solo determinati valori o etichette, offre alcuni vantaggi rispetto alla semplice digitazione da tastiera.

Da un lato, infatti, si riducono i tempi della “fase di inserimento dati” e si evita di incorrere in errori di digitazione; dall’altro, può essere uno strumento utile per aiutare l’operatore indicando i valori specifici da inserire ed evitare, di conseguenza, il cattivo funzionamento di prospetti complessi.

Facciamo un semplice esempio per illustrare meglio quest’ultimo concetto; supponiamo di creare una funzione SE che preveda di eseguire un determinato calcolo se in una cella è presente l’etichetta “SI” e un ulteriore calcolo se, nella stessa cella, è presente l’etichetta “NO”: senza l’utilizzo di un elenco a discesa può verificarsi il caso che l’operatore digiti “Sì” nella cella utilizzata come “test” della funzione SE e, poiché la ‘ì’ accentata non corrisponde alla ‘i’ normale, il calcolo eseguito attraverso la funzione SE potrebbe portare ad un risultato inatteso.

Abbiamo osservato, in un tutorial precedente, come utilizzare la funzione CERCA.VERT per importare in un prospetto quantitativo dati appartenenti ad un database presente in un altro foglio di calcolo, attraverso il semplice inserimento di un codice univoco di riferimento (codice prodotto, codice cliente, etc.). Anche in questo caso, l’utilizzo di elenchi a discesa per l’inserimento del codice, abbatte il rischio di possibili errori e facilita la “fase di input” in quanto non è necessario dover “ricordare a memoria”, o ricercare da un tabulato prestampato, i codici identificativi dei prodotti o dei clienti.

In questo tutorial analizziamo le procedure e gli accorgimenti da adottare per assegnare ad una cella un elenco a discesa personalizzato o facente riferimento ad altri dati presenti nella cartella di lavoro (proporremo, nei prossimi editoriali, alcuni modelli quantitativi che utilizzano, al loro interno, elenchi a discesa).

La creazione di elenchi personalizzati

Per creare un elenco a discesa con valori o etichette personalizzate è sufficiente, dopo aver selezionato la cella che dovrà contenere l’elenco, utilizzare il comando “Convalida” disponibile all’interno del menu “Dati” ed intervenire nella finestra “Convalida dati” che appare a video.

Figura 1. Finestra "Convalida dati"