Abbiamo visto, in alcuni dei precedenti tutorial, come attraverso le funzioni di ricerca (in particolare, la funzione CERCA.VERT) è possibile
estrapolare dei dati da un foglio di calcolo organizzato in database e creare prospetti quantitativi (ricevute fiscali, fatture, preventivi, etc.) di varia natura; abbiamo anche visto come gli stessi dati possono essere richiamati ed organizzati in Microsoft Word attraverso la procedura della “Stampa unione” per creare documenti personalizzati.

In questo tutorial trattiamo delle procedure e degli accorgimenti da adottare per gestire un database realizzato con il foglio di calcolo e delle principali operazioni (ordinamento e filtraggio dei dati) che consentono di estrapolare informazioni utili dallo stesso.

Per mettere in pratica quanto trattato in questo tutorial si consiglia di scaricare il database di esempio.

scarica l’esempio

La struttura del database

Le regole da seguire per consentire ad Excel (ma anche a Microsoft Word e Microsoft Access in caso di importazione o collegamenti con il foglio di calcolo) di riconoscere una tabella come database sono le seguenti:

• è necessario creare un solo database per foglio di lavoro;
• è necessario lasciare almeno una riga e una colonna vuota tra il database ed eventuali altri dati presenti sul foglio di lavoro;
• non bisogna utilizzare una riga vuota per separare le intestazioni di colonna (campi) dalla prima riga di dati (record).