Quando è necessario scrivere una lettera commerciale con semplici prospetti quantitativi (si pensi, ad esempio, ad un preventivo per l’acquisto di alcuni prodotti mandato ad un cliente nel quale è necessario soltanto moltiplicare quantità per prezzo, fare i totali e calcolare il valore dell’IVA) è possibile utilizzare esclusivamente l’applicativo WRITER.

Questo modo di procedere ha il vantaggio di uniformare lo “stile” del documento senza necessità di formattazione aggiuntiva necessaria, ad esempio, quando si importa o si collega nel documento una tabella di CALC; inoltre, il file realizzato con il solo applicativo WRITER è più snello, è più facilmente gestibile nel caso di archiviazione dei documenti aziendali, ed è meno soggetto a “malfunzionamento” nel caso in cui si utilizzi una versione differente di OpenOffice.

Vediamo quindi quali sono le procedure e gli accorgimenti necessari per fare semplici calcoli in una tabella inserita in un documento di WRITER.

Come costruire le formule

Le formule possono contenere al loro interno numeri o valori inseriti in altre celle della tabella e, per la loro costruzione, si utilizzano gli stessi operatori aritmetici dell’applicativo CALC (ovvero ‘+’, ‘-’, ‘*’, ‘/’, ‘^’, ‘%’).

Il riferimento ad una cella della tabelle viene indicato tra i segni minore e maggiore (‘<’ e ‘>’), mentre le coordinate di cella sono date dalla lettera per le colonne e dal numero per le righe, come avviene esattamente all’interno di un foglio di calcolo: ad esempio, scrivere in una cella la formula

=<A1>*10%

equivale a moltiplicare la cella A1 (la prima cella in alto a sinistra della tabella) per 10 e a dividerla per 100 e, quindi, a calcolare il 10% del valore contenuto nella cella A1.

Come nella maggior parte dei fogli di calcolo (compreso CALC), il riferimento ad un intervallo di celle si indica inserendo i due punti (:) tra le coordinate superiore sinistra e inferiore destra e racchiudendo sempre l’argomento tra i segni di minore e maggiore: ad esempio, <A1:C4> è l’intervallo compreso tra le prime tre colonne e le prime quattro righe della tabella.

Se si antepone il segno di uguale (=) all’intervallo, WRITER esegue automaticamente la somma dei valori in esso contenuti.

Diversamente da CALC, WRITER non consente la copiatura di una formula tramite “trascinamento” e, pertanto, le formule devono essere inserite “manualmente” all’interno delle singole celle. Inoltre, poiché WRITER non aggiorna automaticamente i riferimenti di cella, si deve assolutamente evitare di modificare la struttura della tabella (inserimento di righe, unione di celle, eliminazione di colonne, ..) dopo l’inserimento delle formule (nel caso contrario, si dovrà procedere ad una “correzione” delle formule contenenti riferimenti a celle della tabella).