Creare un modulo con Word

Generare documenti standard con campi inseribili direttamente dagli utenti. Particolarmente utile per documenti aziendali

Un modulo è un particolare documento composto da aree di testo standard (generalmente, non modificabili) e da campi che vengono utilizzati per l’inserimento dei dati.

Il modulo di Word, pur avendo generalmente una struttura simile a quella di un “modulo on line” non deve essere paragonato a quest’ultimo. Un modulo in linea si utilizza generalmente per “raccogliere” una serie di informazioni che vengono inviate ad un database (si pensi, ad esempio, al modulo per i contatti di un sito Web); diversamente, le informazioni inserite attraverso i campi all’interno di un modulo di Word non vengono esportate o archiviate in database ma costituiscono parte integrante del documento.

I vantaggi nell’utilizzo di un modulo

L’utilizzo di un modulo è particolarmente indicato per la stesura e compilazione di documenti standardizzati (si pensi, ad esempio, ad una lettera per la richiesta di un periodo di ferie inoltrata dal dipendente all’ufficio del personale dell’azienda) che si differenziano soltanto per alcune informazioni (per riprendere l’esempio, il nome del dipendente, la sua mansione all’interno dell’azienda, la data di inizio e fine del periodo di ferie).

Il modulo consente di uniformare la formattazione del documento con evidenti benefici da un punto di vista dell’immagine aziendale; consente, inoltre, attraverso la sua protezione, di evitare la modifica accidentale di alcune parti del documento (quali ad esempio, l’intestazione della società, le informazioni relative al modello richieste dalle norme sulla qualità in azienda, etc.); consente, infine, attraverso i suoi campi, un più facile e rapido inserimento dei dati mancanti ed evita, attraverso l’assegnazione di restrizioni al contenuto dei campi, l’inserimento di dati errati nel documento.

Come creare un modulo

La procedura per la creazione di un modulo di Word si articola principalmente in tre fasi:

  1. creazione del documento standard
  2. inserimento dei campi moduli e assegnazione delle proprietà ai campi
  3. protezione del modulo ed eventuale creazione di un modello.

Il documento standard contiene generalmente l’intestazione della società, i riferimenti al modello (nome, numero, data di revisione), eventuali note esplicative per la compilazione (generalmente inserite a fondo pagina), eventuali informazioni aggiuntive nel piè di pagina e, naturalmente, il corpo del documento nel quale dovranno essere inseriti i campi da utilizzare per la sua compilazione.

I campi tipici del modulo sono sostanzialmente tre e sono disponibili all’interno della barra degli strumenti Moduli (per visualizzare quest’ultima si seleziona la voce di menu Visualizza>Barre>Moduli). Analizziamoli singolarmente.

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