Alcune piccole imprese nell’esercizio della loro attività emettono fatture attive compilando manualmente formulari prestampati. Quelle più informatizzate, invece, utilizzano mezzi alternativi quali Excel, Word o Blocco Note di Windows. In tutti i casi, il risultato è una caotica gestione documentale che si traduce nella generazione di numerosi file che, a lungo andare, diventeranno difficili da gestire soprattutto durante la fase di ricerca.

Il metodo più indicato e che offre un buon rapporto semplicità di realizzo/funzionalità è sicuramente Access, il database Microsoft. Il nostro nuovo database si chiamerà Fatture.

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Creiamo una nuova tabella che nomineremo Clienti nella quale saranno contenute tutte le informazioni dei clienti e conterrà i seguenti campi: Ragione_Sociale, Indirizzo, Citta.

Al fine di poter relazionare la tabella con le altre tabelle del database occorre creare la chiave primaria che chiameremo IdCliente. Per chiave primaria si intende la definizione di uno o più campi il cui valore identifica in modo univoco ciascun record della tabella (per inserire la chiave primaria, durante la visualizzazione struttura, selezionare il campo e richiamare il menu a comparsa con il tasto destro del mouse). Le caratteristiche della chiave primaria sono di tipo Contatore, dimensione campo Intero lungo, Indicizzato con i duplicati non ammessi (l ‘ indice univoco non consente di inserire voci duplicate nel campo indicizzato).

Con il termine “Relazione di un campo” si intende un’associazione stabilita tra due campi comuni contenuti in due tabelle diverse. In breve, la possibilità di fare riferimento ad alcuni specifici record contenuti in un’altra tabella. Utilizzando una tabella destinata a contenere l’elenco di tutti i clienti, non saremo, quindi, costretti a digitare nuovamente l’anagrafica completa del cliente ogni volta che viene emessa una fattura. In questo modo, il rischio di errore verrà inevitabilmente ridotto al minimo.

Completeremo la tabella Clienti con i seguenti ulteriori campi: CAP, Prov, PartitaIva, Telefono e Email. La tabella dei clienti è completa.

Per l’inserimento delle fatture abbiamo bisogno di due tabelle. Occorre, infatti, considerare la fattura come l’unione di due elementi: la testata e il dettaglio. La testata è destinata a contenere le informazioni relative al cliente e alla fattura stessa, quali data e numero ad esempio. Il dettaglio, invece, è necessario a contenere l’elenco dei prodotti ceduti o dei servizi prestati e il relativo prezzo.

Avendo chiaro questo schema provvederemo a creare la tabella della testata che, convenzionalmente, chiameremo Testata_Fattura. In essa saranno contenuti i campi Numero e Data. Per permettere la relazione del cliente con la fattura inseriremo anche il campo IdCliente, le cui caratteristiche saranno di tipo Numerico, dimensione campo Intero lungo e Indicizzato con duplicati ammessi.