Per gestire il recupero degli insoluti in azienda basta ricorrere al pacchetto Microsof Office per individuare le imprese insolventi, determinare il grado di criticità dell’insoluto e scrivere alle aziende morose un sollecito a saldare il debito o, nei casi più gravi, intimarne il pagamento. Il pacchetto Office si presta benissimo a tale lavoro, richiedendo una conoscenza minima di due software: Access e Word.

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Access conterrà una tabella con l’elenco di tutte le fatture emesse. In quanto origine dati, essa dovrà interfacciarsi con un documento di Word che, attraverso la stampa unione – permettendo di personalizzare un documento con i dati di destinatari diversi – permetterà lo sviluppo delle lettere il cui contenuto standard sarà adattato a ogni destinatario presente nel database stesso.

Dopo aver salvato un database vuoto in Access nominandolo dbFatture, provvederemo a creare la tabella Fatture, composta dai seguenti campi: Numero, Data, Cliente, Indirizzo, CAP, Città, Provincia, Totale e Incasso.

In particolare il campo Numero dovrà essere di tipo Numerico con dimensione campo Intero lungo (questa proprietà memorizza valori interi compresi tra -2.147.483.648 e 2.147.483.647 non tenendo conto delle frazioni). Il campo Data sarà quella con il formato in cifre.

I campi Cliente, Indirizzo, CAP, Città e Provincia dovranno essere di tipo testo. Il campo Totale dovrà essere di tipo Numerico con dimensione campo Precisione doppia (questa proprietà memorizza numeri con virgola mobile sia positivi che negativi) in formato Valuta e due posizioni decimali.

Infine il campo Incasso conterrà valori booleani di tipo Sì/No e dovrà indicare l’avvenuto incasso della fattura.