La funzionalità “Struttura” in Microsoft Word 2007 permette di gestire, da un unico documento principale Master, un insieme di documenti secondari. Un metodo per stendere, ad esempio, anche la Relazione aziendale.

I diversi file prodotti – che potranno rappresentare ciascuno un capitolo – nella Struttura vengono definiti documenti secondari e saranno connessi al Master sotto forma di collegamento ipertestuale.

Tali collegamenti, che automaticamente riportano il titolo di ogni file, possono essere espansi così da visualizzare direttamente nel documento Master una parte o tutto il testo del documento secondario. In questo modo si controlla direttamente l’intera relazione, con una gestione centrale di tutti gli elementi di formato da un unico file.

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La relazione aziendale

Supponiamo di dover comporre una relazione aziendale articolata in numerosi argomenti, e soprattutto che scaturisca dal contributo di differenti membri del gruppo di lavoro, ciascuno dei quali stilerà un proprio documento dedicato all’argomento assegnato. I vari documenti confluiranno sul computer del responsabile del team, che creerà un documento Master per gestire la Struttura.

I passi fondamentali per la creazione di una Struttura Word sono dunque i seguenti:

1. creare una Cartella (o Directory) che conterrà il documento Master e tutti i documenti secondari: è fondamentale che questi ultimi, una volta inseriti nella Struttura, non vengano spostati di Cartella, altrimenti il documento Master non sarà più in grado di rintracciarli);
2. creare un normale file Word, che poi diventerà il documento Master;
3. creare i documenti secondari dal documento Master o come file del tutto indipendente, anche proveniente da altro computer e poi inserito nella Cartella contenente il documento Master, per poi essere inglobato nella relativa Struttura.