La creazione di documenti professionali richiede l’utilizzo di specifiche standardizzate e condivise che consentano ai fruitori di identificare con immediatezza una serie di informazioni utili.

La normale routine d’ufficio, infatti, ci vede protagonisti diretti nella produzione di una mole impressionante di documenti di vario genere che mancano, spesso e volentieri, di una serie importantissima di informazioni, tanto necessarie, quanto troppo spesso ignorate.

Nel file d’esempio allegato si trovano visualizzate le informazioni in un documento tipico.

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Le Soluzioni

Queste informazioni non sono direttamente collegate alla natura del documento e, in quanto tali, sono facilmente standardizzabili ed estensibili a tutta la documentazione in uso in una determinata azienda. Pensiamo ai servizi IT, ai controller, alle direzioni generali, ai contabili, a tutti coloro che per lavoro devono produrre documenti e report periodici utili alle altre funzioni aziendali.

A chi non è mai successo di trovarsi di fronte a documenti privi della data di realizzazione o di informazioni essenziali come il nome dell’autore, l’ufficio di provenienza? Spesso capita di dover correggere alcune parti del documento più volte nel corso del tempo, altrettanto spesso capita poi di ritrovarsi sulla scrivania due copie dello stesso documento e di chiedersi quale sia quella corretta, o quella elaborata per ultima, che poi è diverso dal dire stampata per ultima.

Molto spesso documenti simili ma diversi risultano difficilmente distinguibili, a volte anche per chi ci ha lavorato direttamente alla produzione del report, altre volte diventa difficoltoso ritrovarne il file d’origine a distanza di tempo all’interno del marasma di cartelle e sottocartelle di cui sono pieni i nostri hard disk.

Si tratta, nella maggior parte, dei casi di problemi comuni e diffusi la cui soluzione richiede solo l’utilizzo di un po’ di metodo e la perdita di qualche secondo durante la finalizzazione del documento pochi istanti prima di passare alla prima stampa.

Il numero di revisione

Una regola che può rivelarsi molto importante da applicare è quella di porre particolare attenzione ai nomi dei file. In genere è buona norma comprendere, nel nome del file, l’informazione relativa al numero di revisione. Ecco alcune forme che possono essere utili allo scopo:

FormaEsempio
Estesa italianizzata(versione 0)oppure(revisione 00)
Abbreviata(ver. 00)oppure(rev. 0)
In inglese(release 00)
In inglese abbreviato(rel.00)

Naturalmente possiamo decidere una forma originale e personalizzata, la cosa importante che il numero di revisione appaia e che sia lo stesso numero visualizzato nell’intestazione o nel piè di pagina del documento. Alcuni applicativi permettono di automatizzare la visualizzazione del nome del file all’interno del documento.

Questa semplice regola richiede che il numero di revisione sia incrementato ogni qual volta apportiamo variazioni al documento e stampiamo una copia, lo pubblichiamo o lo diffondiamo via email a uno o più destinatari.