Catalogare i progetti in modo che siano facilmente reperibili può risultare molto utile, sia per per avere sott’occhio il flusso di lavoro, sia per il calcolo dei costi sostenuti e dei ricavi. Talvolta inoltre i progetti vengono variati per essere venduti nuovamente ad altri clienti, generando una mole di dati che deve essere sempre a portata di mano.

Pertanto, ipotizzando che il materiale venga prodotto digitalmente e tenuto su hard disk destinati al backup, è bene anche archiviare tutto quanto in un database, dandosi delle regole per la codifica del materiale (ottimizzandone così il reperimento).

In questo tutorial creeremo un database dei progetti con Access 2007: daremo qualche regola per l’archiviazione dei file.

Supponiamo che ogni progetto sia stato commissionato da un cliente e che ogni file di progetto sia archiviato in un’apposita cartella. Creiamo dunque la tabella dei clienti, che chiameremo TabClienti.

• TabClienti
• CampoDescrizione
• IdCliente è un contatore intero lungo e indicizzato (“Duplicati non ammessi”) nonché chiave primaria
• NomeCliente è un campo testo con 255 caratteri
• Indirizzo è un campo testo come il precedente
• PartitaIVA è un campo testo con 30 caratteri
• CAP è un campo numerico intero lungo, con decimali 0
• Città è un campo testo con lunghezza 100
• Altri dati è un campo memo, nel quale memorizzare il numero di telefono, fax o e-mail

Ora possiamo creare la tabella principale, quella dei progetti da archiviare, che chiameremo TabProgetti.

• TabProgetti
• CampoDescrizione
• IdProgetto è un contatore intero lungo e indicizzato (“Duplicati non ammessi”) nonché chiave primaria
• IdCliente è un campo numerico intero lungo e con posizioni decimali 0
• CapoProgetto è un campo testo con lunghezza 255
• Personale è un campo testo come il precedente, ma destinato a contenere il personale che ha lavorato sul progetto
• CartellaArchivio è un campo collegamento ipertestuale, che servirà ad indicare il percorso in cui si trova la cartella che raccoglie i file del progetto
• Immagine è un campo oggetto OLE, in cui verrà inserita un’immagine del progetto, ove disponibile, utile per un’immediata identificazione della commessa stessa (ad esempio l’immagine di una home page di un sito realizzato per un cliente)
• DataInizio è un campo data
• DataFine come il precedente
• ImportoVendita è un campo valuta, in formato Euro e con posizioni decimali 2
• Memo è un campo memo destinato a raccogliere informazioni aggiuntive sul progetto

Andiamo in Strumenti database e clicchiamo su Relazioni. Nel pannello delle relazioni aggiungiamo entrambe le tabelle create e creiamo una relazione fra gli omonimi campi IdCliente di entrambe le tabelle. Salviamo e chiudiamo.

Generiamo ora la maschera dei clienti: selezioniamo la TabClienti, andiamo nel menu Crea, clicchiamo su Altre maschere > Creazione guidata maschera. Nella finestra del wizard, trasferiamo tutti i campi della tabella da sinistra a destra cliccando sul pulsante >>, poi clicchiamo su Avanti, scegliamo il layout a colonne, il colore che desideriamo per la nostra maschera e nell’ultima videata modifichiamo il nome in MClienti.

Ripetiamo gli stessi passaggi per generare la maschera MProgetto, ma alla fine del procedimento apriamola in modalità struttura per modificare il campo IdCliente: trasformiamolo in casella combinata da tasto destro del mouse Cambia in casella combinata.