Per chi disponga di una licenza di Microsoft Office che non include Access, o per chi non ha molta dimestichezza con i data base, può essere utile organizzare i dati utilizzando Excel.

Questo approccio non è applicabile a tutto ma in alcuni casi può essere una valida alternativa, come nel caso della registrazione del protocollo della corrispondenza in entrata e in uscita. In questo tutorial utilizziamo Excel come fosse un database, che attribuisce un numero progressivo al documento e ne contiene gli estremi principali.

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Il nostro protocollo ha essenzialmente la funzione di tenere traccia dei documenti che entrano ed escono da un’azienda, numerarli in modo da essere rintracciabili in caso di necessità, attraverso una ricerca che può avvenire manualmente o per filtri.

Creare il foglio dati

Creiamo un nuovo foglio di Excel e salviamolo come “cartella di lavoro con attivazione di macro”, in modo da non limitare le potenzialità del programma nella nuova versione 2007.

Nella riga di intestazione (riga 1) inseriamo il nome dei campi necessari al nostro archivio della corrispondenza, sono essenzialmente:

CellaNome colonnaDescrizione
A1Numero di protocolloIl numero di protocollo
A2Ingresso (IN)/Uscita (OUT)Un flag che indichi se si tratta di un documento in entrata o uscita
A3Data documentoLa data di documento
A4Data protocolloLa data del protocollo
A5Mittente/DestinatarioIl mittente o destinatario della corrispondenza
A6Oggetto del documentoL’oggetto del documento
A7MemorandumUn memorandum sul documento ove necessario
A8Referente del protocolloLe iniziali del soggetto che ha protocollato il documento

Per rendere meglio leggibile il contenuto, possiamo fare in modo che il testo vada a capo automaticamente senza uscire dalla cella. Selezioniamo tutte le colonne e le righe, cliccando sul piccolo triangolo in alto a sinistra (fra 1 e A) e selezioniamo la tab “Home”; quindi clicchiamo su “Testo a capo”. Questo passaggio ottimizza la larghezza delle colonne per una lettura d’insieme anche su schermi piccoli.

Possiamo anche evidenziare l’intestazione. Selezioniamo solo la riga 1 e clicchiamo col tasto destro del mouse. Dal menu contestuale scegliamo il colore, la grandezza del carattere e il font più leggibile per l’intestazione.

Le colonne C e D rappresentano date, quindi le selezioniamo (tenendo premuto il tasto CTRL e cliccando su entrambe) e, dal menu del tasto destro, scegliamo “Formato celle” e optiamo – nella sezione “Numero” – per il formato “Data” scegliendo quello che più ci aggrada.

Ripetiamo la stessa operazione per la colonna A, che però avrà formato “Numero” con decimali pari a zero.