La stampa unione per realizzare etichette con Word 2007

Stampare grandi volumi di etichette per spedizioni con poco lavoro e senza spese per software aggiuntivi

Molte aziende acquistano sofisticati software per la gestione integrata di tutte le fasi produttive, fino alla spedizione degli ordini. Questi programmi hanno ovviamente un costo sostenuto, giustificato da moduli personalizzati e da complessi database. In particolare, alcuni moduli personalizzati consentono di ottenere report e stampe dai database dei clienti e dei fornitori da query già impostate; queste permettono anche di elaborare la stampa di indirizzi per le bolle di accompagnamento merci o le etichette adesive per i colli o le fatture da spedire. Ovviamente queste elaborazioni aggiuntive hanno un costo, non sempre sostenibile o giustificabile per le PMI.

Alcune attività possono essere svolte con Word ed Excel o Access. Vedremo come realizzare etichette da stampare ed incollare sui colli o sulle buste contenenti le fatture da spedire, e che riportano nome ed indirizzo del destinatario.

Abbiamo già visto come la tecnica della stampa unione può essere utilizzata con successo anche per la stampa di lettere a clienti, in cui il corpo del testo rimane uguale (ad esempio, un invito ad un evento o una promozione) e ciò che cambia è il destinatario della lettera.

Il procedimento di stampa unione si articola in due fasi: la prima consiste nel creare una tabella o popolare un database con gli indirizzi dei destinatari delle spedizioni; la seconda consiste nel richiamare i dati da Word e assemblare i dati per la stampa.

La costituzione dell’anagrafica di clienti non deve spaventare chi non ha dimestichezza con Access e con Excel, perché in realtà l’operazione può essere eseguita direttamente da Word, in maniera quasi trasparente. Chi invece ha già disposto un database di Access o ha redatto allo scopo una tabella di Excel potrà saltare interamente la prima fase e passare alla seconda in Word.

Preparare i dati

In Word 2007 troviamo un’apposita scheda sul Ribbon: “Lettere”, dalla quale è possibile accedere a tutta una serie di funzioni, pensate per agevolare ed accelerare le operazioni di routine su vasta scala, che diversamente richiederebbero un tempo assai maggiore.

Nella fase preparatoria della stampa unione possiamo stilare l’elenco dei destinatari delle spedizioni. Creiamo l’elenco da Lettere>Seleziona destinatari>Crea nuovo elenco….

Figura 1. Creare un nuovo elenco di indirizzi

Creare un nuovo elenco di indirizzi