La gestione del documento attraverso la Visualizzazione struttura

L’utilizzo degli stili nel documento permette di creare una struttura del documento che Word riconosce e, di conseguenza, permette di gestire.

Per visualizzare la struttura del documento si utilizza il comando Struttura del menu “Visualizza”;

Attraverso tale visualizzazione è possibile, con l’aiuto dei pulsanti presenti sulla barra Struttura, spostare intere parti di documento da una posizione all’altra, trasformare un sottoparagrafo in paragrafo o viceversa (alzando o abbassando il livello assegnato in precedenza), visualizzare o comprimere parti di documento, ed altro ancora.

L’utilizzo della “Visualizzazione struttura” è indicato soprattutto in fase di revisione di un documento di grosse dimensioni. Supponiamo, ad esempio, di dover spostare un intero capitolo in un’altra posizione nel documento: normalmente, dovremmo individuare il testo, selezionarlo con il mouse (operazione difficoltosa se il testo si estende su diverse pagine), utilizzare il comando Taglia, individuare la nuova posizione ed utilizzare il comando Incolla; attraverso la Visualizzazione struttura è sufficiente comprimere il testo in maniera che vengano visualizzati solo i titoli dei capitoli, puntare il mouse sul segno + posto alla sinistra del capitolo e trascinare quest’ultimo qualche riga sopra o sotto, nella posizione desiderata; tornando alla visualizzazione Layout di Stampa potremo osservare che una parte consistente del documento è stata spostata altrove con qualche semplice click del mouse!

La creazione di un indice del documento

Un altro dei principali vantaggi dell’utilizzo degli stili in un documento è la possibilità di creare in automatico un indice dello stesso o meglio, utilizzando la terminologia di Word, un sommario. Per farlo è sufficiente posizionarsi alla fine o all’inizio del documento, utilizzare il comando Inserisci>Riferimento>Indici e sommario e, nella scheda “Sommario” della finestra che appare a video, selezionare il formato desiderato dall’elenco “Formati” e i livelli di titolo da visualizzare da “Mostra livelli fino a”.

La modifica del sommario

Nel caso in cui si è proceduto a modificare parti del documento dopo la costruzione del sommario, è possibile aggiornare quest’ultimo (che, tecnicamente, è costituito da campi di Word riferiti a segnalibri) semplicemente utilizzando la voce Aggiorna campo del menu di scelta rapida (a video compare una finestra nella quale occorrerà indicare se aggiornare solo i numeri di pagina o l’intero sommario).

Utilizzare la Mappa del documento

Abbiamo accennato in precedenza che la creazione di una struttura in Word attraverso l’assegnazione di titoli è utile anche in fase di consultazione del documento; difatti, il comando “Mappa del documento” posto nel menu “Visualizza” o l’omonimo pulsante posto sulla barra degli strumenti standard consente di visualizzare sulla parte sinistra dello schermo, la struttura del documento e, pertanto, è sufficiente selezionare un titolo dalla struttura ad albero per visualizzare con immediatezza, sulla destra, la parte di documento ad essa relativa.