Trasferire tabelle tra Access ed Excel – 3

Organizzare e manipolare le informazioni dei nostri fogli di calcolo con la potenza della logica SQL contenuta in MS-Access

Altri aggiustamenti potrebbero essere necessari per i campi derivanti da celle di Excel contenenti numeri o formule (in Access, difatti, vengono acquisiti solo i risultati numerici delle formule).

Il formato di importazione predefinito per un campo numerico (Dimensione campo: Precisione doppia; Posizioni decimali: Automatiche), seppur generalmente corretto, è privo di formattazione (un formato numerico Stile Valuta assegnato alle celle di Excel, ad esempio, non viene “conservato” in Access) e, pertanto, potrebbe essere necessario intervenire all’interno delle proprietà del campo numerico per assegnare nuovamente lo stile Valuta.

Non necessitano invece di modifiche, almeno che non si intenda assegnare una formattazione specifica diversa da quella standard (ad esempio, un formato data con l’indicazione del giorno della settimana), i campi “data”.

Esportare su di un foglio di calcolo un database realizzato con Access

Osserviamo ora le procedure che consentono di trasferire in Excel un database realizzato con Access. Questa operazione può risultare molto utile quando si intendono trattare i dati per aggiungere formule o creare grafici senza utilizzare gli strumenti di Access che, richiederebbero, per la loro complessità, tempi maggiori di progettazione. Sempre attraverso Excel è possibile gestire in maniera efficiente un database importato da Access attraverso Tabelle e Grafici Pivot (di questo argomento ci occuperemo in futuro).

Per esportare i dati su di un foglio di calcolo è sufficiente selezionare la tabella, utilizzare il comando Esporta disponibile nel menu File oppure all’interno del menu contestuale, selezionare dalla finestra Esporta Tabella ” …” in…” ” Microsoft Excel come tipo di file ed assegnare un nome ed una destinazione al file.

La esportazione dei dati avviene, analogamente all’importazione da Excel, attraverso i formati “standard” e, pertanto, si dovrà intervenire successivamente sul foglio di calcolo con gli opportuni strumenti di formattazione per apportare modifiche ai dati (ad esempio, sarà necessario utilizzare nuovamente il formato Valuta per la formattazione dei valori numerici).

Utilizzando la stessa procedura è possibile esportare anche una query esistente in Access o creata appositamente per il foglio di calcolo.

Una query può essere utilizzata sia estrarre da una tabella un limitato numero di campi, sia per far confluire in un unico prospetto campi appartenenti a tabelle differenti legati da relazioni.