Per creare gli elenchi è possibile attingere le voci da un foglio di calcolo in cui ci siano, ad esempio, una colonna con il nome e una con il cognome: basterà un copia-incolla nell’area di testo. Se abbiamo già creato un elenco in un’altra lista, possiamo importare i valori da esso.

Procediamo inserendo un campo “Testo lungo” che chiameremo “Descrizione importo“, che conterrà appunto la descrizione della causale della registrazione con il numero di fattura o scontrino che di solito si allega: per esempio, acquisto cancelleria ecc.; proseguiamo inserendo un elenco a discesa che conterrà dei conti del tipo: cancelleria, bolli, spese postali, materiale di consumo, sopravvenienze attive, sopravvenienze passive, carburante, ecc. In questo modo potremo attribuire la spesa a uno dei conti citati, così da avere delle macro aree di valutazione successiva, che possono essere raggruppate per dare dei grafici intuitivi.

Ora aggiungiamo un campo “Valut”a che conterrà l’importo della fattura da registrare IVA esclusa: scegliamo un campo di tipo Valuta Euro; a seguire ci servirà un campo IVA nel quale registrare la percentuale e sarà di tipo numerico con posizioni decimali 0 e in formato percentuale.|

Aggiungiamo anche un campo IVA inclusa, giacché molti scontrini riportano solo il totale a lordo di IVA. BaseBear non ha ancora la possibilità di effettuare somme, ma ciò non costituisce un problema, giacché tutto è esportabile in formato CSV o Excel ed è quindi analizzabile con un qualsiasi foglio di calcolo.

Infine aggiungiamo un campo “File” nel quale potremo caricare la scansione della ricevuta che abbiamo registrato, così da avere una copia digitale di essa da visualizzare velocemente; potremmo chiamare questo campo Copia ricevuta, ma ricordiamo che la piattaforma non consente di caricare file superiori ai 50 MB. L’immagine seguente mostra l’elenco di tutti i campi che abbiamo aggiunto: modificandone la numerazione possiamo dislocarli in maniera differente o eliminarli cliccando sul relativo cestino.

(Fine prima parte)