Organizzare le attività di lavoro con Task Coach 1.0.5 – 5

Per organizzare impegni e attività in modo semplice, veloce e intuitivo, senza dover tralasciare le sottoattività che li costituiscono, possiamo ricorrere a un unico strumento

Gestire attività

Vediamo come gestire le attività. Selezioniamo una delle attività che vogliamo modificare (in questo caso quella appena creata e cioè riunione di lavoro). Vedremo che nel menu “Attività” sono ora attivi una serie di strumenti da poter utilizzare.

Per cambiare le caratteristiche di un’attività scegliamo dal menu il comando “Modifica attività” o più semplicemente facciamo due volte clic sul nome dell’attività aprendo la finestra “Edit”. Per cancellarla usiamo “Elimina attività”.

Esistono poi appositi comandi che ci consentono di cambiare la priorità aumentandola o diminuendola (Incrementa priorità e Decrementa priorità).

Sempre dal menu “Attività” possiamo decidere lo stato di un’attività contrassegnandola come completata (Marca compito completato) oppure al contrario come non completata (Contrassegna l’attività come non completata). Dalla barra degli strumenti possiamo scegliere di non visualizzare nell’elenco le attività completate e quelle inattive con gli strumenti “Nascondi i compiti completati” e “Nascondi compiti inattivi”.

Vediamo ora un aspetto peculiare di Task Coach: la possibilità di creare attività sulla base di modelli. Nel menu “Attività” facciamo clic sulla voce “Nuova Attività da modello”. Si apre un altro menu con due opzioni: creare un’attività per oggi (New Task due today) o per il giorno dopo (New Task due tomorrow).

Facciamo clic, ad esempio, su New Task due today: si apre la finestra “Nuova attività già vista in precedenza”, compiliamo le schede con le informazioni relative alla attività e chiudiamo la finestra. La nuova attività creata sulla base di un modello è presente tra le altre ed è contraddistinta dal colore arancione.

Un altro aspetto distintivo di questo programma è la possibilità di creare sotto-attività. Selezioniamo l’attività madre, ad esempio la famosa riunione di lavoro, e facciamo clic sul menu “Attività”: nell’elenco, scegliamo la voce “Nuova sottoattività”. Si apre la finestra New subtask of “riunione di lavoro”, che si presenta identica alla finestra “Nuova attività”. Inseriamo le informazioni relative alla sottoattività e facciamo clic su OK. Vedremo che la nuova attività (ad esempio: preparare relazione) si mostrerà nella finestra “Attività” come legata alla principale. Allo stesso modo, possiamo addirittura creare una sottoattività della sottoattività.

(*Fine prima parte)