La maggior parte delle relazioni in azienda viene stilata da più persone che si suddividono il lavoro e/o i compiti in base alle proprie esperienze o responsabilità: in questi casi, organizzare bene il lavoro fin dall’inizio è indispensabile per facilitare il successivo assemblaggio dei file in un unico documento.

In OpenOffice Writer esistono almeno due procedure che consentono di lavorare individualmente su file differenti e di unire, quasi automaticamente, questi ultimi in un unico documento finale.

In questo tutorial le analizzeremo entrambe e cercheremo di confrontarle evidenziando pregi e difetti di ciascuna.

L’utilizzo delle sezioni

La prima procedura prevede la creazione di sezioni in un documento di testo principale collegate con file di testo “esterni”.

Una sezione di Writer può essere definita come un’area di testo inserita in un documento e trattata come fosse un file autonomo: è infatti, possibile formattare il suo contenuto in maniera differente rispetto al resto del documento, oppure, come abbiamo visto in un precedente tutorial, assegnare alla stessa delle restrizioni per evitare la modifica accidentale del suo contenuto.

Una sezione può fare riferimento anche a file esterni che possono essere, a seconda delle esigenze, importati nel documento principale o semplicemente “collegati” ad esso.

Sfruttando quest’ultima potenzialità, possiamo quindi creare dei file di testo (anche privi di contenuto), salvarli (è preferibile utilizzare una stessa cartella in maniera tale da poter facilmente spostare i file anche su altri computer) e, successivamente, creare delle sezioni che facciano riferimento ad essi su un nuovo documento che lo useremo come documento principale; in questo modo, ognuno può lavorare in maniera autonoma sul proprio documento di testo e, per assemblare il tutto, sarà sufficiente aprire il documento principale e aggiornare i collegamenti.

Supponiamo di dover stilare una relazione sulla gestione aziendale; possiamo pensare di creare dei file di testo, uno per ogni componente del gruppo che partecipa alla stesura (ad esempio, possiamo creare un documento che chiameremo acquisti, uno che chiameremo magazzino, uno che chiameremo vendite, e così via), ed un file di testo che fungerà da “contenitore” (che chiameremo, ad esempio, relazione).

Per inserire in quest’ultimo una sezione collegata ad uno dei file creati in precedenza si utilizza il comando Sezione del menu Inserisci e si interviene nella scheda Sezione della finestra Inserisci sezioni che appare a video.

Figura 1. Collegare la sezione ad un file esterno