Il Glossario è una particolare procedura di Microsoft Word che consente di inserire nel documento un testo predefinito attraverso la sua selezione da un apposito elenco a discesa disponibile all’interno della barra degli strumenti Glossario o dal menu Inserisci>Glossario.

Figura 1. Menu "Glossario"

Se si scorre il menu “Tutte le voci” disponibile nella barra degli strumenti “Glossario” si intuisce come questa procedura non è molto apprezzata dagli utenti di Word in quanto, almeno a prima vista, sembra essere poco efficiente (non si può dar torto a coloro che sostengono che si fa prima a scrivere Gentile Signore, piuttosto che selezionarlo dall’elenco a discesa!).

In realtà, le voci riproposte in automatico da Word sono solo “indicative” in quanto il Glossario consente di inserire frasi molto più complesse, di assegnare una formattazione predefinita al testo e, persino, di “memorizzare” altri elementi quali, ad esempio, immagini o codici di campo al suo interno. Se si sfruttano queste “potenzialità”, possiamo allora ritenere che la procedura Glossario debba essere considerata molto efficiente in quanto consente la trascrizione in “tempo reale” di parti di documento “preconfezionate”, anche molto complesse.

In questo tutorial analizziamo le procedure e gli accorgimenti da adottare per la creazione di semplici voci di Glossario e le procedure che consentono di creare degli elenchi a discesa contenenti tali voci direttamente nel documento di Word.

Quali voci di Glossario creare

All’interno del Glossario, generalmente, si inseriscono tutte quelle parti di testo che vengono utilizzate con una certa frequenza nella stesura di documenti. Limitando la nostra analisi ai documenti aziendali, possiamo pensare di creare delle voci che ci consentano di inserire il tipo di documento (descrizione, numero, data di revisione, etc.), la data corrente, l’oggetto, le formule di apertura e di chiusura di una lettera commerciale, le diverse firme (amministratore delegato, responsabile acquisti, responsabile vendite, etc.); inoltre, se si hanno rapporti con soggetti economici esteri, si potrebbe pensare di creare delle voci per ciascuna delle frasi “tipiche” nelle principali lingue straniere.