Oltre alle attività su scrittura, fogli elettronici e presentazioni, la collaborazione online in ufficio si realizza su altri livelli. Alla base di qualsiasi attività di gruppo, per esempio, vi è l’organizzazione di tram e attività. L’offerta è abbastanza ricca: vediamo alcuni servizi gratuiti utili per gestire un team e allo stesso tempo le attività ordinarie.

Podio

Podio è sicuramente uno degli strumenti più completi in circolazione, e in qualche modo anche il più originale perché altamente personalizzabile: mette a disposizioni numerose applicazioni e consente di crearne di proprie.

Il sistema si basa su spazi di lavoro, che si possono creare in numero illimitato. Per ciascuno si ragiona per applicazioni, che vengono aggiunte o create. Le troveremo nella barra superiore in forma di icone.

Ogni applicazione ha a che fare con un differente aspetto della produttività e della organizzazione: calendari, to-do-list, spazio per caricare documenti eccetera. In alcuni casi sono molto simili, per cui non bisogna farsi prendere la mano dall’istallarne il più possibile.

Gli spazi di lavoro hanno anche la possibilità di aggiugere collaboratori, con i quali si può interagire scrivendo messaggi nell’area principale, che si chiama Activity Stream.

Nella versione gratuita c’è un limite massimo di dieci utenti.

Wizehive

Anche Wizehive può essere annoverato tra i servizi più completi e ricchi: non ci sono applicazioni aggiuntive da creare ma il servizio consente di creare un flusso di comunicazione, simile a un social network, e permette allo stesso tempo la gestione dei progetti.

Si possono impostare più macro-aree di lavoro – ma soltanto una nella versione gratuita – e al loro interno diverse pagine. Ogni contenuto che si inserisce viene quindi associato a una determinata area o pagina: questo vale dunque per i messaggi ma anche per gli obiettivi.

Questi ultimi, poi, hanno vari status a seconda che siano in corso o completati, e, ovviamente, c’è la possibilità di inserire una data di scadenza per il loro completamento. Ci sono infine delle aree specifiche per i link e per i file caricati, e ovviamente la possibilità di inserire nuovi utenti e collaboratori in maniera semplice, andando nella sezione People.

Glasscubes

Glasscubes offre spazio per creare una squadra di collaboratori e numerose funzioni. E anche in questo caso abbiamo a disposizione sia le funzioni per le discussioni che per la gestione degli obiettivi e file.

Particolarmente curata la gestione di questi ultimi. Qui abbiamo diverse opzioni: se ne può aggiungere uno solo o più file insieme, creare cartelle e condividerle per intero con gli altri collaboratori. Inoltre, da rilevare che si possono integrare direttamente i documenti di Google.

Glasscubes offre una versione gratuita e una serie di versioni a pagamento. Nella prima si possono creare al massimo due spazi di lavoro, in quella Max sono illimitati, al costo di 125 sterline al mese.