Tra tutte le mille applicazioni online che ogni giorno aiutano i professionisti sul lavoro, l’email resta lo strumento principe, non solo per la comunicazione ma anche per l’organizzazione delle attività proprie e di gruppo. Google Gmail è ormai considerata in senso quasi uno standard: vediamo in maniera schematica le funzioni più interessanti per il business, comprese quelle meno note. Facciamo riferimento alla versione in italiano.

ETICHETTE

Etichette. Sono il punto di partenza di qualsiasi tipo di attività (commerciale, amministrativa, tecnica…) perchè le email sono sempre tante e di diversa natura (oltre che mittente): classificarle può semplifciare molto l’organizzazione del lavoro.

Anche se il meccanismo è simile, non si tratta di cartelle: questo significa che un messaggio può appartenere a più etichette. Per spostarlo basta trascinarlo nella barra laterale o utilizzare il menu superiore. Le etichette possono essere colorate, per una più rapida identificazione.

ATTIVITA’

Attività. Gmail è anche un servizio per gestire obiettivi è scadenze. In realtà il meccanismo è abbastanza semplice: un semplice spazio per inserire l’attività programmata ed eventuali scadenze, ma il suo punto di forza è proprio l’integrazione con Gmail per una presa di visione costante e in tempo reale.

Ogni obiettivo o scadenza può anche essere integrato in una lista (to do list), da inviare per email. C’è anche la funzione inversa: passare da email ad obiettivo/attività programmata, basta passare dal menu superiore chiamato “Altre azioni”.

FILTRI

Filtri. Da far funzionare in parallelo con le etichette, sono frutto di una serie di impostazioni che creano delle regole sui messaggi in ingresso e uscita. Ad esempio, si può stabilire che tutti i messaggi che hanno una certa parola nell ‘ oggetto, o provengono da un determinato destinatario, debbano essere associate a una determinata etichetta.

Utili per smistare la posta in modo automatico. Ad esempio è ideale quando si ricevono molte offerte commerciali, da archiviare per leggerle in un secondo momento. Chi gestisce servizi di assistenza e supporto può invece smistare la posta per tiplogia di richiesta o cliente.

Per creare o modificare filtri bisogna andare in Impostazioni > Filtri. Oppure, da un singolo messaggio, andare nel menu di ogni singola email presso cui è proposta l’opzione “Filtra messaggi come questo”.

SPECIALI

Speciali (Stelle). Importante accorgimento che consente di selezionare e ritrovare con rapidità i messaggi strategici. Contrassegnare una email con la stella consente di raccogliere in una cartella (per sua natura poco affollata) tutto quanto vogliamo preservare dal mare magnum della posta in arrivo.

In alternativa, si può usare la cartella per mettere da parte le email che richiedono una risposta, anche a distanza di tempo. Attraverso i Labs se ne vedrà poi un loro utilizzo evoluto.

SCORCIATOIE

Scorciatoie da tastiera. Uno strumento per incrementare la rapidità di esecuzione: su Gmail molti comandi, come la composizione di un nuovo messaggio o l’aggiunta di una stella, sono attivabili da tastiera. Ecco dove visualizzare le combinazioni possibili.