Siete certi di aver segnato da qualche parte il numero di quella fattura, ma non riuscite a trovarlo. Nella procedura di gestione dei fornitori non c’è, nel foglio elettronico in cui tenete i pagamenti da fare neppure, nelle note in Outlook neanche.

Alla fine vi decidete, fate una telefonata al fornitore e vi fate dare il numero tanto cercato. Dopo qualche giorno, vi capita sotto mano un documento word con l’elenco delle cose da mettere in ordine… ed ecco il numero che cercavate.

Cos’è la ricerca multi-archivio

La ricerca multi-archivio è un motore di ricerca interno all’azienda che consente di individuare un dato, facendo una scansione dei sistemi principali impiegati, in modo da reperire l’informazione collegata.

L’alternativa sarebbe aprire tutti i software e cercare sino a trovare l’oggetto.

La ricerca multi-archivio, si chiama così proprio per la sua capacità di effettuare una scansione trasversalmente a tutti gli archivi che potrebbero esserci in azienda.

Quanto spende un’azienda in ricerche?

Durante un seminario al MIP (la Business School del Politecnico di Milano), qualche anno fa qualcuno fece quattro conti che mi impressionarono moltissimo.

Ipotizziamo che almeno due volte al giorno vi troviate nella situazione di dover cercare un’informazione. Impiegate circa dieci minuti per ognuna delle ricerche (in realtà m’è capitato spessissimo di impiegare anche un’ora). Sono venti minuti.

Normalmente si calcolano 220 giorni di lavoro all’anno. Sono quindi 220 per 20 minuti, cioè 4400 minuti, quindi 73 ore, cioè circa 9 giorni lavorativi all’anno.

Ipotizziamo che in azienda ci siano venti persone nelle stesse condizioni (pensate ad una banca, ce ne potrebbero essere centinaia). Sono 180 giorni lavorativi all’anno.

Ipotizziamo anche che figure come quelle prese in considerazione abbiamo un costo aziendale di 200 euro giornalieri (responsabili e dirigenti costano anche di più). Moltiplicando si ricava che l’azienda spende ogni anno 36 mila euro solo in ricerche, e questi conti sono ottimistici.

Al crescere del numero di dipendenti e del numero medio di ricerche giornaliere, il valore potrebbe diventare ben più alto, soprattutto in aziende con sistemi informativi disgregati.