In un articolo precedente abbiamo esaminato le attività aziendali in cui

l’infrastruttura informatica si rivela un valido supporto. In questo articolo analizzeremo

con un buon grado di dettaglio quali siano i compiti assolti dai vari sistemi informativi presenti in azienda

I sistemi di elaborazione delle transazioni (TPS)

I sistemi di elaborazione delle transazioni o TPS, sono utilizzati per automatizzare le attività quotidiane all’interno dei processi di business dell’impresa. Storicamente i primi processi ad essere automatizzati sono stati quelli relativi alle registrazioni contabili, agli ordinativi ed alla gestione delle paghe.

Attualmente le attività aziendali che potrebbero usufruire di automazioni informatiche sono potenzialmente tutte, si potrebbe pensare che in un’impresa digitale, l’intervento umano nella gestione dei processi aziendali potrebbe essere minima.

Dipende dalle scelte della direzione definire quali siano i processi da automatizzare, ovviamente si tenderà a prediligere quelli a più alto valore o quelli che richiedono maggiori interventi umani, per diminuire il carico di lavoro ed aumentare l’efficienza.

Inoltre la grande diffusione delle tecnologie delle comunicazioni ha permesso una integrazione con dati provenienti dall’esterno dell’azienda: immaginiamo un tecnico al quale viene assegnato ad un intervento, il quale dal luogo di intervento, potrà verificare se il pezzo difettoso è presente a magazzino, tracciare l’intervento inviando la scheda di intervento alla sede, o un venditore che effettua un ordine e lo invia grazie al suo PDA al sistema remoto, innescando il processo di delivery della merce ordinata, etc.

I TPS sono molto diversi a seconda del settore in cui opera l’impresa: per esempio una compagnia assicurativa avrà processi diversi da un’impresa del food&beverage etc. ma i sistemi di elaborazione delle transazioni comprendono funzioni di elaborazione classificabili in due grandi tipologie:

• Funzioni dirette, cioè direttamente attivabili dall’utente finale:
  • Registrazione delle transazioni e aggiornamento della base dati;
  • Visualizzazione ed interrogazione della base dati.
• Funzioni d’amministrazione del sistema, cioè:
  • Gestione degli archivi anagrafici;
  • Gestione dei profili utenti;
  • Operazioni periodiche di ripulitura degli archivi;
  • Caricamento della base dati;
  • Funzioni di sicurezza;
  • Altre.

I sistemi di reporting (MIS)

I sistemi MIS o di reporting aziendale servono per ottenere i dati necessari alla gestione dell’impresa e per l’adempimento delle norme relative alla comunicazione dell’azienda verso i portatori di interessi (azionisti, enti, banche, etc.)

I sistemi MIS forniscono informazioni ripetitive e coerenti, che devono quindi essere definite in dettaglio in anticipo e tipicamente elaborano le informazioni provenienti dai sistemi TPS.

Esempi di reporting necessari alla gestione aziendale sono il fatturato trimestrale, il saldo periodico dei conti correnti, il numero di interventi tecnici mensili, etc.

Il fattore determinante dei sistemi reporting è l’univocità delle informazioni generate, ossia i dati generati devono essere coerenti indipendentemente dalla tipo di elaborazione eseguita sui dati e non deve essere fonte di fraintendimenti: si pensi ad un report sui costi per una data commessa, il primo generato dal controllo di gestione, il secondo dal project management. Il primo si baserà sugli ordine realmente effettuati e pagati, il secondo terrà conto del così detto impegnato ossia si baserà sulle necessità della commessa: ad esempio il PM prevede una spesa per acquisto materiale in quel mese e la inserisce come costo.

I due dati saranno estremamente diversi, quale dei due è giusto? Entrambi, ma semplicemente controllano lo stesse business in tempi diversi. La cosa importante quindi è saperli distinguere e dotarsi di una terminologia che consenta un’agevole distinzione.

Un’ulteriore importante aspetto da considerare per i sistemi MIS, è relativo alla qualità del dato. In riferimento al noto detto “rubbish in – rubbish out” è di fondamentale importanza che i dati inseriti siano “puliti”, ossia corretti. In particolare è importante capire se la reportistica generata è basata su dati provenienti da altri sistemi informativi di tipo operativo (TPS) o piuttosto da inserimenti manuali, si pensi in un Call Center: se la direzione volesse un report sul numero di chiamate entranti per ora, il report sarà sicuramente più attendibile se generato dall’interogazione diretta del CTI (Computer Telephony Integration), piuttosto che dal controllo manuale del capo turno.