Come ogni organizzazione umana le imprese sono realtà molto complesse, di non facile scomposizione e di difficile “mappatura”. A questa ovvia regola generale non si sottraggono le informazioni ed i sistemi chiamati ad organizzarle.

Nell’impresa digitale sono molti i sistemi informativi chiamati a supportare le attività necessarie al funzionamento dei processi: dai sistemi di posta elettronica, all’automazione della produzione, dalla gestione della fatturazione ai sistemi di gestione della relazione con il cliente.

In definitiva prima ancora della scelta relativa al migliore software tra tutti gli ERP, tra i CRM, e così via, dovremmo chiederci quali siano tutti i software a disposizione e quali compiti assolvono.

La cosa più importante è capire esattamente come si articolano i sistemi informativi, al fine di poter pianificare e progettare in modo consapevole i propri sistemi.

Le suddivisioni che si possono fare per i sistemi informativi sono molteplici, ed ognuna ha dei limiti, tutte convengono però nel suddividere l’analisi di questi sistemi in tre filoni:

• Analisi economica
• Analisi tecnica
• Analisi organizzativa

Il primo tipo di analisi si concretizza nell’esame dei bisogni che spingono un’impresa a dotarsi degli strumenti informatici (perché). L’analisi tecnica spiega le componenti del sistema e come queste saranno utilizzate (come è fatto un sistema e cosa viene utilizzato). In ultimo la componente organizzativa studia i processi e le risorse necessarie.

A chi servono?

Per comprendere quali software sono necessari nell’impresa dobbiamo capire “a chi servono”. I dati che vengono trattati dalle tecnologie informatiche diventano “informazioni” subendo processi di astrazione, analisi e rielaborazione. Ma le informazioni sono utilizzate in maniera differente a seconda della tipologia degli utenti che le utilizzano, pertanto al fine di pianificare e progettare un sistema informativo è fondamentale capire come vengono suddivisi tali strumenti. Tipicamente le attività che sono chiamati a gestire i sistemi informativi sono:

• attività strategiche, in genere sono svolte dal top management, dallo staff, e sono caratterizzate dall’analisi su dati interni e/o esterni volti alla pianificazione, al supporto delle decisioni e sono solitamente poco ripetitive;
• attività tattiche, sono orientate al controllo e alla programmazione, prevedono la gestione dei flussi di lavoro nel tempo svolte dai manager di reparto o divisione;
• attività operative, caratterizzate da una elevata ripetitività, sono svolte dal personale esecutivo e sono volte all’automazione dei processi, nell’ottica di aumentarne la precisione, e l’efficienza.