Chi l’ha detto che il Document Management è una pratica da grandi imprese e che non sia possibile iniziare una buona consuetudine con degli strumenti open source a costi iper competitivi, meglio ancora se del tutto gratuiti?
Perché, complice la crisi economica in atto, non incominciare a guardare verso soluzioni alternative alle piattaforme di classe enterprise dai costi generalmente inaccessibili per le Pmi?

Innanzitutto chiariamo ai neofiti il termine “Document management system” (DMS). Citando l’onniscente Wikipedia, si tratta di un sistema di gestione dei documenti, o meglio di una «categoria di sistemi software che serve a organizzare e facilitare la creazione collaborativa di documenti e di altri contenuti.

Tecnicamente, il DMS è un’applicazione lato server che si occupa di eseguire operazioni massive sui documenti, catalogandoli ed indicizzandoli secondo determinati algoritmi. Le soluzioni di Document Management System (DMS) sono un insieme di strumenti software e hardware che consentono la gestione elettronica dei documenti prodotti e scambiati all’interno di una organizzazione.

Gli applicativi che compongono questi prodotti permettono di catalogare, organizzare, spedire, scansionare e archiviare qualsiasi tipo di documento elettronico e non».

Ecco quindi una buona alternativa, personalmente testata, ai più blasonati e costosi DMS di griffe.

Si chiama Epiware ed è un sistema di document management semplice ma efficace.
Una soluzione totalmente web-based gestibile dal proprio web server o, meglio ancora, dalla propria intranet.

Se avete un minimo di dimestichezza con l’installazione di sistemi come WordPress o Drupal non avrete nessuna difficoltà ad installare Epiware. Se non avete nessuno di questi requisiti allora non dovete fare altro che seguire le istruzioni oppure farvi aiutare da quel vostro amico che è così bravo con i siti web che “lui sicuramente ci capisce”.

L’ultima release di Epiware è la 4.8.6 ed è, al momento, tutta in inglese ma, siamo certi, non sarà sicuramente questo a fermarvi.

Esistono tre versioni di questo Document Management System di cui un’ultima ancora non pubblica: Epiware Open Source, Epiware Free Desktop ed Epiware Professional Desktop (ancora in fase di testing). Tutte le versioni sono liberamente scaricabili e sperimentabili in versione demo sul sito Epiware.com

Ogni versione ha tutte le caratteristiche essenziali per iniziare a lavorare in maniera strutturata, standardizzata e coordinata. Ecco le caratteristiche salienti:

• Gestione dei progetti
• Calendario
• Forum e Wiki
• Diagrammi di Gantt per la gestione dei task
• Newsroom
• Sistema di ricerca dei contenuti dei documenti attraverso metadati
• Controllo dell’accesso alle cartelle attraverso la gestione di gruppi ed utenti
  Accesso alla storia e alle versioni dei documenti
• Check-in e Check-out dei documenti e dei progetti