La collaborazione su file e documenti può rappresentare un’esigenza importante in molte organizzazioni. Per le imprese, la possibilità di utilizzare strumenti informatici per la collaborazione online e la condivisione di documenti può essere una necessità sempre più incombente, ma allo stesso tempo un’opportunità. Oggi grazie alla rete Internet, è possibile reperire tutta una serie di software e servizi online che permettono di aumentare la “produttività collaborativa” rispetto ai tradizionali strumenti di coordinamento, come posta elettronica e telefono. La posta elettronica rappresenta uno strumento importantissimo in ogni realtà lavorativa, che ha molti pregi, ma essendo asincrono, non permette la collaborazione in tempo reale sui documenti e file, mentre il telefono, che al contrario opera in tempo reale, non permette né la condivisione, né la collaborazione su file comuni.

Questi aspetti organizzativi, legati alla collaborazione, alla condivisione delle conoscenze ed alla loro gestione all’interno di una realtà lavorativa, sono tutti momenti del knowledge management, cioè della disciplina che si occupa della “gestione della conoscenza”. Con questo concetto ci si riferisce in generale ai processi di gestione e sviluppo delle informazioni e delle conoscenze che caratterizzano un’organizzazione. In un precedente articolo sono state affrontate le problematiche relative a questa teoria della gestione della conoscenza.

Nell’ambito del Knowledge Management, per le esigenze di un’organizzazione, possono quindi risultare utili gli strumenti di collaborazione online su documenti e contenuti e i software per la gestione di progetti comuni, allo scopo di creare una connessione continua e coordinata del lavoro. Gli strumenti tradizionali non bastano più: grazie alla rete sono possibili nuove forme di comunicazione, di collaborazione e di condivisione. Vogliamo presentare qui alcuni utili strumenti per questo fine. Sono strumenti molto semplici, accessibili da Internet, che non richiedono particolari installazioni o requisiti.

Collaborazione su cartelle e documenti

Un’esigenza particolare di un gruppo di lavoro potrebbe essere quella di avere un insieme di documenti comuni, sempre aggiornati all’ultima versione e sempre reperibili: un archivio condiviso. A questo scopo può essere utile il software offerto da Windows Live FolderShare.

Windows Live FolderShare è uno strumento di Microsoft che consente di creare una rete privata peer-to-peer per la sincronizzazione dei file tra più periferiche e l’accesso o la condivisione dei file con colleghi. È possibile mantenere i file sincronizzati tra diversi computer, condividere determinate cartelle con altri collaboratori, accedere ai file da qualsiasi computer. Il software deve essere installato su ogni computer che diventa parte della propria “rete” FolderShare, mentre devono essere configurati i parametri relativi alle cartelle da condividere, le autorizzazioni all’accesso, il tipo di sincronizzazione (automatica o a richiesta).

Si tratta di un semplice strumento che può essere un esempio per la condivisione e la sincronizzazione di cartelle di lavoro tra diversi collaboratori di un’azienda o collaboratori presenti in sedi diverse. Consente, infatti, di sincronizzazione tutte le periferiche, recuperare file di lavoro comuni, condividere file con i colleghi (che sono stati invitati) e accedere ai file condivisi grazie alla rete internet.

Per un certo verso sono simili tutti i servizi di archiviazione online di file e documenti reperibili in rete. Simili, in quanto molti di questi servizi implementano la possibilità di condivisione con altri utenti, ma limitati in quanto necessitano di caricare i documenti volta per volta, mentre con FolderShare si lavora sulla cartella che poi si sincronizza automaticamente con gli altri nodi.