L’adozione di opportuni strumenti e adeguate procedure può aumentare il grado di sicurezza nelle reti informative aziendali, concorrendo a limitare gli effetti di un evento dannoso. Tuttavia, a cosa serve disporre di un sistema aziendale sicuro se l’accesso alle informazioni non risulta continuo ed efficace?

Uno degli aspetti più trascurati della gestione delle informazioni in azienza, infatti, è sicuramente la disponibilità dei dati. Cosa significa? Proviamo ad immaginare di disporre di uno strumento software di memorizzazione dati realizzato da un’azienda leader del mercato e che tutti i nostri dati aziendali (anagrafica clienti/fornitori, contratti, offerte, documenti di progetto, etc.) siano gestiti attraverso tale insieme di applicazioni.

Supponiamo ora che questa azienda smetta di essere nostro fornitore. Per poter trasferire i dati ad un nuovo sistema dobbiamo potervi accedere e rimapparli nel nuovo ambiente ma, per fare questo, abbiamo la necessità di disporre delle specifiche del formato, ovvero della descrizione di come i dati “sono stati scritti”. Ma questo non basta ancora: i dati devono essere stati memorizzati in un formato che sia noto, in modo da poter ottenere facilmente una migrazione da un sistema ad un altro.
Cosa accadrebbe se venisse limitato o corrotto l’accesso ai dati stessi?

Ci sono decine di aziende che, attraverso differenti percorsi, acquisiscono strumentazione e consulenze che le mettono in condizione di fruire di architetture perfettamente configurate e procedure di utilizzo oliate alla perfezione. Tuttavia, ci sono fattori che vengono sistematicamente trascurati e di cui si prende consapevolezza quando ormai è tardi. Tra questi, quello che sistematicamente rimane in disparte, trascurato se non ignorato, è proprio la possibilità di disporre al meglio dei propri dati, che costituiscono spesso il vero core aziendale.

Nella realizzazione delle attività di business, quindi, ogni azienda ha un bene prezioso rappresentato dalla documentazione che produce: dalle fatture, alla progettazione, dalle brochure al sito internet, che va tutelato anche in quegli aspetti che si tende a dare per scontato.

Quasi tutti i sistemi informativi attualmente in uso utilizzano linguaggi proprietari, per cui non è disponibile la specifica che ne descrive il formato. Questo vale sia per i database, che per i fogli di calcolo che per la documentazione interna. Se non è chiaro ciò che avete letto fin qui provate a prendere il prodotto con cui scrivete la vostra documentazione aziendale e redigete un documento qualunque: salvatelo e riapritelo utilizzando il “Blocco Note” o un qualsiasi editor ASCII. Quel che vedete è il formato con cui sono salvati tutti i vostri documenti, giusto?

Siete ancora sicuri di poter leggere il contenuto del documento con un altro applicativo? Siete certi che colori, layout delle pagine, liste, tabelle – in praticva l’intero documento – rimangano nell’identico formato originario? Infine, siete sicuri che chi vi ha fornito l’applicazione che avete usato continuerà a fornirvela e che le condizioni economiche resteranno invariate? La risposta (o soluzione) esiste e si chiama Open Document Format e ad essa si stanno orientando un po’ tutti, dagli enti governativi alla Pubblica Amministrazione, dalle università alle multinazionali.