Archiviare e reperire facilmente le informazioni sono attività gestionali sempre più importanti anche per una piccola e media impresa. L’obiettivo è essere efficaci e al tempo stesso ridurre i costi legati alla gestione cartacea dei documenti. Dopo una sintetica descrizione dei fondamentali principi metodologici di document management, esamineremo le caratteristiche di una soluzione open source particolarmente adatta ad una PMI: Knowledge Tree.

Ogni organizzazione, qualsiasi sia la sua dimensione e il settore in cui opera, produce documenti. Questi ultimi devono essere governati in modo da limitare il più possibile i costi di gestione cartacea, rendendo allo stesso tempo le informazioni facilmente reperibili per tutti coloro che ne hanno bisogno. Sempre più spesso, infatti, le aziende avvertono il bisogno di arginare il progressivo proliferare degli archivi cartacei, velocizzando e semplificando la consultazione dei documenti.

Tutto ciò ha portato alla progressiva diffusione dei sistemi di gestione elettronica documentale.

Tali sistemi si concretizzano in strumenti software che permettono di gestire i documenti prodotti all’interno di un’organizzazione, facilitandone l’archiviazione, lo scambio, la condivisione.

Gestire l’informazione in maniera strutturata e con strumenti tecnologici avanzati significa per le aziende migliorare in termini di efficienza e performance organizzativa. Lo scopo è rispondere con maggiore efficacia e prontezza alle esigenze della clientela e garantire il rispetto di normative sempre più stringenti in diversi settori dell’economia, anche in riferimento ai requisiti legali di conservazione dei documenti.

Gli obiettivi alla base di un sistema di gestione documentale sono così riassumibili:

• semplificare e uniformare i processi previsti per la gestione dei documenti, ad esempio formalizzando e applicando in maniera automatizzata dei veri e propri workflow, che descrivono gli stadi attraverso cui il documento passa per la verifica o la validazione;
• ottimizzare la catalogazione dei documenti allo scopo di abbassare la produzione di nuovo cartaceo e, se possibile, ridurre progressivamente quello esistente.

Le piattaforme di document management sono tanto più efficaci quanto più risultano facili ed intuitive nell’utilizzo.

La parte più visibile di un sistema di gestione documentale è certamente la piattaforma di scambio, attraverso cui le informazioni presenti nel sistema vengono organizzate sotto forma di contenuti resi disponibili per una rete di soggetti.

Rispetto all’organizzazione dei documenti, un fattore particolarmente importante fa riferimento alla logica complessiva di archiviazione, e conseguentemente al livello di reperibilità rispetto ad un’eventuale interrogazione dell’utente. Per l’organizzazione dei contenuti, il sistema più utilizzato è quello della schematizzazione ad albero. Organizzare i contenuti in questo modo consente di produrre strutture articolate e flessibili con un limitato dispendio di tempo.