Sta diventando sempre più rilevante nelle realtà aziendali la gestione ottimale degli asset IT. Un asset è un’entità posseduta dall’azienda, di cui interessa tracciare il ciclo di vita. Partendo dalle realtà più semplici nelle quali gli asset di interesse sono Personal Computer (desktop e portatili), si può arrivare a situazioni più complesse che gestiscono come asset dai software installati, agli apparati di rete, ai palmari, e qualche volta anche apparati come gli ups, o i televisori lcd sui muri della società.

Il servizio deputato alla gestione di queste entità viene chiamato Asset Management. I suoi compiti sono molteplici, ed in genere crescono con l’affermarsi della piattaforma nella società. Sostanzialmente il servizio di Asset Management deve provvedere alla gestione delle informazioni del ciclo di vita degli asset. Il grado di copertura del ciclo rende più o meno complesso il servizio e la piattaforma che lo supporterà. Il ciclo di vita degli asset è composto da diverse fasi.

• Approvvigionamento (Procurement)
• Messa in esercizio (Deploy)
• Esercizio (Use)
• Aggiornamento (Upgrade)
• Manutenzione
• Ritiro
• Dismissione

A seconda della complessità della realtà aziendale e della numerosità degli asset, possono essere considerate piattaforme più o meno sofisticate di Asset Management. Una piattaforma di Asset Management sostanzialmente prevede una base dati centralizzata che conterrà le informazioni di tutti gli asset aziendali, e una serie di processi che insistono sulla base dati e che permettono le operazioni di aggiornamento e interrogazione. Quindi si può partire da una semplice applicazione custom per la gestione di questa base dati fino ad arrivare a prodotti consolidati sul mercato che dispongono già di tutto il necessario, compresi tool predefiniti di integrazione con gli altri elementi del sistema informativo societario.

Approvvigionamento

È la fase iniziale del ciclo degli asset e comprende attività di prospetto di acquisto, ordine pezzi e loro immagazzinamento. Alcune piattaforme permettono la pianificazione dell’acquisto di asset in relazione a progetti IT.

Queste attività che sono quelle classiche di una gestione di magazzino possono rientrare o meno nella competenza del servizio. Se non sono gestite direttamente, normalmente si prevede un processo di integrazione, questo perchè risulta fondamentale nella fase di immagazzinamento l’identificazione degli asset. La loro corretta etichettatura sarà importante per tutto il resto del ciclo di vita dell’asset.

Ad ogni entità che viene considerato asset, viene assegnato un numero univoco, chiamato AssetTag o AssetNumber, che permetterà di individuarlo univocamente. In questa fase vengono anche trattate le informazioni vitali concernenti i contratti che possono essere di acquisto/garanzia e manutenzione (Contract Management).