Quando in azienda non si dispone di sistemi automatizzati delle timbrature o di funzioni di reporting adeguate, è utile almeno cercare di tenere traccia delle ore lavorate dal personale, in modo da poter rielaborare facilmente i dati. Con Excel 2007 è possibile sopperire alla mancanza di software specifici, e trarre anche delle valutazioni particolari sul trend lavorativo aziendale, evidenziando i dati più significativi tratti dalle ore lavorate.

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Per ottenere dei risultati utili, è importante impostare una cartella di Excel in modo da avere il maggior ordine possibile nella presentazione dei campi che ci interessano per il conteggio delle ore lavorate, suddivise per singolo lavoratore in un determinato arco di tempo, ad esempio un mese; ciò ci consentirà anche di effettuare l’analisi comparativa dei dati che risulteranno.

Il nostro lavoro si divide in due fasi: la prima consiste nella creazione della tabella per l’inserimento degli orari di ingresso ed uscita del lavoratore e per il calcolo del tempo lavorato; nella seconda si opereranno dei confronti e si metteranno in luce gli aspetti di un’analisi comparativa.

Fase 1: Data entry

In una nuova cartella di Excel, creiamo un foglio di lavoro che chiameremo DATI, per distinguerlo da quello che utilizzeremo per l’analisi comparativa. La nostra tabella avrà dei campi e dei sottocampi, ovvero una riga di intestazione, una seconda riga per un’ulteriore specificazione delle colonne, come nella figura che segue, e una colonna dedicata allo sviluppo del mese.

Figura 1. Impostare le colonne dei dati

Prima di inserire i dati è indispensabile modificare il formato delle celle nelle colonne “IN” e “OUT” ed impostarle per accogliere orari e non altri dati. Questo perché Excel, nella formattazione degli orari, accetta solo il punto o il punto e virgola fra ore, minuti e secondi (un formato del tipo: HH.MM.SS e HH;MM;SS) e nessun altro carattere.

Selezioniamo l’area interessata (tutte le celle dalla B4 in poi); clicchiamo con il tasto destro del mouse e, dal menu, scegliamo “Formato celle…”. Dalla scheda “Numero” clicchiamo sulla categoria “Ora” e selezioniamo il secondo formato in elenco, eliminando così i secondi. Diamo l’OK e tutte le celle selezionate riceveranno la stessa formattazione.

A questo punto riempiamo le colonne con i dati per ogni giornata lavorata e per singolo lavoratore, e apprestiamoci ad effettuare i calcoli.

Figura 2. Foglio DATI compilato