Utilizzo PEC, guida e decalogo

Regole e indicazioni pratiche per l'uso della PEC: come preservare la validità giuridica dei messaggi di posta elettronica certificata con firma digitale.

La Posta Elettronica Certificata (PEC) è in molti casi un obbligo di legge ma ancora sussistono dubbi e difficoltà tra aziende e professionisti sul suo utilizzo. Per comunicazioni PEC giuridicamente valide è necessario conoscerne le basi del suo funzionamento e le caratteristiche tecniche e legali. Per questo, la Commissione “Tecnologie Informatiche negli Studi e negli Ordini” del CNDCEC (Commercialisti ed Esperti Contabili) ha realizzato un esaustivo vademecum. Si tratta di una guida pratica per addetti ai lavori ma anche per chi si avvicina per la prima volta a una casella di posta certificata.

=> Scarica il Vademecum sulla PEC

Validità giuridica PEC: come preservarla

Nel contesto professionale, infatti, troppo spesso la validità giuridica viene meno a causa di errori, omissioni o prassi errate che rendono inefficace il meccanismo presente dietro al concetto di PEC. Il vademecum ricorda che la PEC è:

Il “sistema di comunicazione in grado di attestare l’invio e l’avvenuta consegna di un messaggio di posta elettronica e di fornire ricevute opponibili ai terzi”, in conformità al DPR 68/2005 ed alle Regole tecniche di riferimento.

Per tali ragioni ci sono almeno due regole di base, relativamente ai messaggi inviati e ricevuti:

  1. per i messaggi PEC inviati è necessario conservare la “ricevuta di consegna completa” formata dal file “postacert.eml”, che contiene il messaggio originale, i relativi allegati e il file “daticert.xml” che riproduce in formato elaborabile automaticamente, l’insieme di tutte le informazioni relative all’invio;
  2. per i messaggi PEC ricevuti è opportuno conservare la busta di trasporto (anch’essa contenente il file “postacert.eml” del messaggio originale e il file “daticert.xml”).

=> PEC: Posta Elettronica Certificata, i servizi

Prova della notifica

Il vademecum sottolinea inoltre come al punto di vista processuale ed operativo tra le forme di notifica o comunicazione previste rientri anche la PEC. In particolare la prova della notifica può essere fornita mediante documento telematico o mediante documenti cartacei che riproducano esattamente tutti gli atti spediti, debitamente sottoscritti con firma digitale. Questo significa che, al fine di dare prova della corretta (e perfezionata) notifica è necessario produrre, in mancanza di prova telematica (al momento non ancora ammessa):

  • la stampa dell’atto notificato in PDF con firma digitale, se si tratta di allegato;
  • le ricevute di accettazione e consegna completa della PEC;
  • il certificato di firma digitale del notificante;
  • il certificato di firma del gestor e di PEC.

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