Articolo di Maurizio Taglioretti, country manager Italy di GFI Software.

La tecnologia modifica le modalità con cui le aziende comunicano e operano, mentre cresce il numero di dipendenti che lavorano sempre più spesso in mobilità e utilizzano svariati dispositivi e nuove forme di comunicazione, che prevedono ad esempio l’interazione sui social media e lo scambio di documenti come file audio o video.

Una recente ricerca ha messo in luce che oltre due terzi dei dipendenti ritiene che le policy IT attuate dalle aziende possano essere migliorate, e che almeno due su cinque arriva a violarle per soddisfare pienamente le proprie esigenze di comunicazione.

Nonostante la maggior parte delle aziende implementi delle policy IT, il problema alla base è che circa un dipendente su quattro non è al corrente della loro esistenza.

Le policy sono efficaci solo se realmente attuabili e se i dipendenti ne sono a conoscenza. Troppo spesso alcuni documenti di policy rimangono su una scrivania a prendere polvere, poiché redatti solo per la necessità di avere formalmente una policy, senza che questa necessità fosse sentita a livello operativo.

È importante che le policy siano aggiornate, non solo per riflettere i cambiamenti nelle operazioni, ma anche per tenere conto di nuove tendenze, come ad esempio l’aumento nel numero dei lavoratori mobili. Se le policy si limitano a focalizzarsi sul tradizionale “perimetro” aziendale, mentre metà dei dipendenti utilizza laptop, smartphone e altri dispositivi mobili per fare business, tali policy risulteranno obsolete e fondamentalmente inutili. Una policy è efficace se è al passo con lo sviluppo di ogni nuova tecnologia che potrebbe influire sulla sicurezza dell’organizzazione.

Le policy hanno bisogno di essere scritte in modo tale che i dipendenti possano realmente comprenderle. Un documento di policy è pressoché inutile se risulta pieno di termini tecnici che i dipendenti esterni allo staff IT difficilmente capiranno. Le policy preparate dal personale IT con il supporto del dipartimento risorse umane risultano essere più efficaci. A causa delle numerose leggi e normative a cui deve attenersi il datore di lavoro, si raccomanda che le policy IT siano inoltre supervisionate dalle Risorse Umane per garantire che rientrino nei parametri consentiti dalla legge.