Gestione dei Procedimenti – WorkFlow
In tale categoria si vogliono ricomprendere quelle attività di razionalizzazione dei processi documentali di una Amministrazione, introducendo dei workflow gestiti in maniera informatica. Si mantengono i processi organizzativi dell’Ente, automatizzando gli iter precedentemente basati su documenti cartacei attraverso software di gestione documentale.
I benefici sull’organizzazione sono quindi indiretti e legati all’immediatezza del supporto informatico contro la logistica della gestione cartacea, senza entrare nel merito delle procedure interne. Questo livello può essere adatto, ad esempio, per quelle Amministrazioni che hanno già provveduto ad effettuare razionalizzazioni organizzative.
Essa prevede attività di informatizzazione dei processi relativi ai flussi dei documenti in entrata, in uscita, ed interni. Procedere a questo livello di realizzazione significa, in linea generale:
- privilegiare l’obiettivo della razionalizzazione ed informatizzazione dei flussi documentali;
- prendere in considerazione tutti i documenti, anche quelli relativi agli iter di processo;
- coinvolgere nel processo di informatizzazione tutti gli uffici;
- consentire l’accesso in via informatica agli iter di processo.
BPR
Quest’ultima categoria è quella invece che prevede la reingegnerizzazione dei processi dell’Ente al fine di una loro successiva informatizzazione: in particolare vengono gestiti mediante sistemi integrati di workflow tutti quei processi che possiedono i requisiti di convenienza, ovvero la complessità, la ripetitività e la stabilità dell’iter.
È importante evidenziare che se l’obiettivo che ci si è prefissati è quello della reingegnerizzazione dei processi, questo diventa la fase propedeutica per l’attuazione anche del Progetto Protocollo e Gestione documentale. Vale a dire che, se si vuole costruire una bella casa, partire da solide fondamenta è sicuramente più facile.
Il BPR rappresenta una scelta importante legata all’assetto organizzativo, alla pianificazione strategica, al controllo di gestione e al monitoraggio dei costi e tempi.
La scelta di andare oltre il nucleo minimo porterà sicuramente dei vantaggi in termini di efficienza e di efficacia della gestione amministrativa, ma non ci si deve nascondere che, qualsiasi livello di realizzazione si scelga, la sua adozione avrà un forte impatto sia a livello tecnologico organizzativo. Per questo motivo, per intraprendere un simile passo, è necessario:
- avere un forte supporto della dirigenza dell’Ente;
- analizzare approfonditamente le necessità, gli step e l’impatto del progetto, grazie alla costituzione di un gruppo di lavoro con adeguate competenze tecnologiche, organizzative e normative della macchina pubblica.
