Documenti non modificabili: formato .pdf vs .doc e .odt

In azienda vigono in teoria severe norme su gestione e trasferimento dei dati, per garantirne la sicurezza e proteggerli da violazione o modifica non autorizzata.

Tuttavia, l’abitudine di utilizzare sempre file provenienti da un word editor (ad esempio Writer di OpenOffice o Microsoft Word), anche nelle operazioni di invio dati all’esterno dell’azienda, cozza con la necessità  di impedire indebite modifiche al contenuto.

Facciamo un esempio: un caso limite, ma comunque verificabile. Per mezzo di una mail, viene inviato un contratto ad un cliente. L’allegato spedito con la posta elettronica, è un comune file “.doc” (estensione utilizzata da Microsoft Word). Il documento giunge al cliente, che dopo averlo stampato, lo firma e lo consegna successivamente al mittente.

Al contratto segue la fornitura di un servizio. Il cliente ad un certo punto, pretende delle condizioni di fornitura particolari, non contemplate normalmente nei contratti standard. Viene perciò esaminato il contratto ricevuto, firmato dal cliente e ci si accorge che la condizione particolare di fornitura, pretesa dal cliente, è presente nel contratto.

Cosa è successo? Il cliente ha semplicemente modificato il file prima della stampa ed il documento poi non è stato debitamente controllato. Dimostrare la malafede del cliente non è cosa semplice e ci si ritrova nella condizione di dover soddisfare le richieste derivanti dal contratto firmato.

In tutti i casi in cui vi sia la necessità  di inviare un documento all’esterno dell’azienda, che non deve essere modificato dal ricevente, occorre utilizzare dei formati adatti.

L’invio può essere fatto, con un buon livello di sicurezza, convertendo il file nel formato PDF.
La conversione può essere eseguita anche con una stampante PDF, un software che aggiunge nell’elenco delle periferiche di stampa, una stampante virtuale che converte qualsiasi file nel formato PDF: esempi di stampanti PDF sono PDF Creator e Primo PDF.
Sarà  perciò sufficiente eseguire una semplice stampa del file selezionando la stampante PDF.

OpenOffice, software che non ha nulla da invidiare a Microsoft Office, permette addirittura di convertire i file creati con esso, nel formato PDF, semplicemente cliccando su un’icona presente nella barra degli strumenti.

La sicurezza dei propri documenti, inviati all’esterno, può perciò essere aumentata modificando il formato del file da inviare.