Come creare un modulo digitale compilabile e generare l'archivio aziendale dei modelli
La maggior parte della modulistica interna aziendale è costituita da file, in formato di testo, che devono essere stampati e compilati a mano da parte dei dipendenti. Dato per scontato che la stampa del modulo è necessaria (non tutti i dipendenti possiedono una firma digitale) potrebbe essere utile trasformare il modulo in formato PDF per agevolare l'immissione dei dati da parte degli utenti ma anche per tenere un archivio-moduli (anche eventualmente sulla rete aziendale) o per conservare una copia elettronica dei moduli compilati.
In questo tutorial analizziamo le procedure che consentono di creare moduli in formato PDF attraverso l'applicativo Acrobat Professional a partire da documenti salvati con i più comuni editor di testo.
Trattiamo l'argomento aiutandoci con due file di esempio: un documento di Word contenente un semplice modulo di richiesta di un periodo di astensione dal lavoro e il modulo in formato PDF che si ottiene al termine della procedura.
Importare il file di testo
Acrobat Professional consente di importare e gestire numerosi formati di file. Per trasformare un documento di testo in file PDF si utilizza il comando FILE>Crea PDF>Da file.. e si seleziona, dalla successiva finestra "Apri" che appare a video, il file desiderato (per portare a termine la procedura è necessario che il file che si intende importare non sia aperto già con altri applicativi). L'operazione di conversione del file può richiedere anche alcuni minuti e ciò dipende sia dalla lunghezza del file, sia dal suo contenuto: Acrobat Professional, infatti, riesce ad individuare e a conservare numerosi "oggetti" (quali segnalibri, collegamenti ipertestuali, etc.) dal file di origine.
La procedura di creazione consente anche l'importazione da più file, da scanner, da pagina Web, da immagini negli appunti, o la semplice creazione di una pagina vuota per la stesura di un file in PDF. Da notare che quest'ultima operazione non è molto utilizzata in quanto Acrobat non è un vero e proprio editor di testo (non è possibile o agevole, ad esempio, creare tabelle, utilizzare la tabulazione, inserire immagini, etc.).