Un nuovo progetto? Avere un piano è utile a definire obiettivi, strumenti e risorse da mettere in campo ma anche per delineare i termini di un contratto
Modificabile
Resta da precisare che il project plan, pur essendo una sorta di mappa per il project manager, non è un documento immutabile. Le analisi e le programmazioni iniziali stabilite nel piano possono essere modificate in corso d'opera. È possibile, infatti, che a seguito di determinati eventi sia necessario correggere alcuni aspetti per raggiungere gli obiettivi attesi. Pensiamo, ad esempio, all'impatto che può avere una catena di scioperi imprevisti sui tempi di esecuzione di un progetto.
Per far fronte al ritardo, si potrebbe agire sui costi per impiegare più risorse, diminuire la portata degli obiettivi o concordare con il committente una nuova data di fine progetto. Le variazioni alla pianificazione, in ogni caso, dovranno passare un iter di approvazione prima di entrare in una nuova versione del piano e tradursi in guide operative.
Il contenuto di un project plan può essere più o meno dettagliato e la sua dimensione cambiare notevolmente da progetto a progetto. Tuttavia, resta valida la sua finalità che, a prescindere dal contesto, deve essere sempre chiara nella mente di chi elabora il piano.
In sintesi, un piano di progetto serve per:
- definire un progetto
- accordarsi con i committenti
- pianificare, gestire e controllare il progetto
- comunicare con le risorse
- valutare rischi e imprevisti
Con questo articolo abbiamo esaminato le principali caratteristiche del Piano di Progetto senza considerarne la struttura concreta o gli strumenti per realizzalo, cose che saranno oggetto di uteriori approfondimenti.