Un nuovo progetto? Avere un piano è utile a definire obiettivi, strumenti e risorse da mettere in campo ma anche per delineare i termini di un contratto
Il piano di progetto o project plan si colloca nella prima fase di pianificazione e costituisce il momento fondamentale in cui il progetto prende forma. Sostanzialmente è un documento ufficiale, soggetto ad approvazioni, con il quale si descrivono gli obiettivi di progetto e gli elementi necessari per il loro raggiungimento.
Completo
Project plan è un termine talvolta frainteso nel project management, in particolare quando si intende con questa definizione la pianificazione temporale. In realtà, questa è solo una componente di un analisi molto più vasta e complessa. Il piano di progetto considera almeno i seguenti punti:
- gli obiettivi del progetto;
- le specifiche tecniche;
- le attività da svolgere;
- le risorse coinvolte;
- i tempi necessari;
- i costi previsti;
- i rischi potenziali;
- la qualità del prodotto o del servizio da creare.
Pensiamo a un piano di progetto per la realizzazione di un centro commerciale: esso potrebbe contenere oltre alla necessaria programmazione, ai costi e alle specifiche di costruzione, utili analisi circa i rischi legati alle reazioni della popolazione confinante. Inoltre, potrebbe considerare l'impatto ambientale della struttura ed elencare le misure necessarie per garantire qualità e sostenibilità al progetto. In sostanza, un project plan include ciò che occorre per inquadrare al meglio la natura, la struttura e le implicazioni del progetto.
Strumentale
Accanto a questo aspetto descrittivo, però, il project plan presenta anche un valore nella gestione e nel controllo di un progetto. A partire dal documento o dall'insieme di documenti che costituiscono il piano di progetto, possiamo recuperare tutte le informazioni per impostare l'esecuzione dei lavori, coordinare le varie risorse e controllare l'avanzamento. E' dunque un piano di riferimento con cui verificare, durante il processo di esecuzione, gli scostamenti dei risultati parziali a fronte degli obiettivi previsti.
È chiaro che un project plan, per meglio funzionare da strumento di coordinamento, deve essere condiviso tra le risorse che partecipano attivamente al progetto. Una possibilità di diffondere efficacemente i contenuti del piano è redigerlo in modo collaborativo, cioè coinvolgere le risorse nella stesura dei documenti e consegnare loro le decisioni approvate. Tuttavia, se il piano di progetto è molto complesso o qualche sua parte riservata, è possibile stabilire "chi può vedere che cosa", diffondendo in modo mirato solo le informazioni necessarie.
Sviluppare un project plan richiede tempo. Il project manager può avere la tentazione o addirittura il "suggerimento" di sorvolare maggiormente sulla fase di planning per raggiungere più velocemente la fase esecutiva. In realtà, il successo di un progetto, e il pieno rispetto dei vincoli stabiliti, dipende in gran parte dalla qualità del piano di progetto e dalla sua divulgazione.
La costruzione di un project plan inizia solitamente dal project manager con il contributo delle prime persone coinvolte (anche il committente e lo sponsor possono far parte di questo primo gruppo). A seguito della prima definizione delle attività, il capo progetto potrà coinvolgere altre persone e altre competenze specifiche. Appare evidente, dunque, come la stesura del piano non possa essere eseguita in una sola mandata. Essa è piuttosto un continuo processo di revisione e completamento volto al raggiungimento di un equilibrio o di un'intesa conclusiva. Il piano di progetto, infatti, deve convincere tutti: i responsabili, le risorse attive, i committenti, gli sponsor.
Il risultato finale deve essere una sorta di accordo che non lascia spazio ad ambiguità decisionali, relazionali e operative. Se ci saranno questioni aperte, dovranno essere previste e affrontate a tempo debito con modalità stabilite.