Ma come si fa a fare tutto? Illustriamo alcune delle strategie e alcuni degli strumenti utili a sfruttare al meglio il tempo a disposizione
Strumenti di gestione o organizzazione
Nella pratica giornaliera la tecnologia offre una serie numerosa e completa di strumenti software che possono aiutare il PM nella gestione efficiente del proprio tempo.
1. Task Manager - Tutti i software di questo tipo sul mercato, consentono l'organizzazione delle attività da fare (task significa letteralmente compito n.d.r.), a partire dalla banale trascrizione di una "rought list" permettendo poi il raffinamento attraverso l'inserimento successivo di sottoattività, scadenze, etichette dei vari gradi di priorità, ed etichette relative all'argomento o al progetto e in generale all'ambito di appartenenza. La visualizzazione della lista può essere modificata secondo un ordinamento per scadenza, per priorità o per argomento. Alcuni software consentono anche di inserire dei tag di avanzamento specificando ad esempio se il task è attivo (iniziato), assegnato, completato, scaduto, se condiviso con altri colleghi e la percentuale di completamento rispetto alle sottoattività che lo compongono.
2. Calendar - la gestione degli appuntamenti, delle riunioni e degli incontri con i clienti o con i colleghi, si realizza mediante l'utilizzo di un "calendario" ovvero un'agenda elettronica che consenta la memorizzazione di ogni impegno. Per ogni voce è necessario specificare: la data, l'ora, la durata, il luogo, le persone coinvolte (a cui eventualmente viene inviata una mail) e si ha la possibilità di richiedere un "remind" via posta elettronica o mediante avviso sonoro. Una caratteristica molto utile di questi software, è la possibilità di condividere l'agenda con i propri collaboratori e colleghi al fine di avere un chiaro e immediato quadro della situazione generale. Il Project Manager e le risorse di uno stesso progetto, grazie a questa modalità di lavoro possono ottimizzare la distribuzione degli impegni rispetto alle scadenze e/o concentrare eventuali periodi di trasferte o lavoro fuori sede.
3. Project Management - In questo caso la caratteristica fondamentale dello strumento software è la possibilità organizzare i dati di un progetto evidenziando, le attività operative di cui è composto, le relative scadenze, le persone che hanno in carico dette sottoattività, le priorità di ogni fase e le eventuali dipendenze fra sottoattività. Tutti questi dati contribuiscono alla visualizzazione del progetto secondo diversi possibili grafici di riassunto, il più famoso dei quali è il diagramma Gantt (dal nome dell'inventore Henry Gantt n.d.r.), un tipo di grafico a barre orizzontali che mette in evidenza le relazioni temporali fra le varie fasi che costituiscono un progetto.
La descrizione completa ed esaustiva di software di questo tipo va al di là degli scopi di questo articolo e si rimanda a testi di approfondimento specifici. Quello che è importante osservare è che ogni aspetto di un progetto operativo (sia esso per lo sviluppo di un software, per la realizzazione di un opera edile o per il completamento di un processo di riorganizzazione) può essere tracciato ed efficacemente gestito; per questo motivo, questa tipologia di strumenti software, costituiscono un valido, funzionale e irrinunciabile strumento di pianificazione e controllo.
Ciascuno degli strumenti sopraccitati è tipicamente realizzato con tecnologia "multidevice", per poter essere agevolmente installato ed utilizzato tanto su pc standard (sia fissi che laptop) quanto su palmare in modo che il Project Manager possa sempre avere letteralmente "a portata di mano" i dati di dettaglio che consentono la sua normale operatività.