Time Management: questione di buone abitudini

Colui che è in grado di stabilire la differenza tra attività urgenti rispetto ad attività importanti, può affrontare sensatamente un processo di pianificazione.

A tal proposito è utile servirsi una rappresentazione grafica delle attività in termini di importanza e urgenza. Possiamo dare a ciascuna attività un voto da (ad es. da -10 a 10) per l'importanza e un voto analogo per l'urgenza. Prendiamo poi un piano cartesiano e mettiamo sulle ascisse i valori di urgenza e sulle ordinate i valori di importanza. Quindi posizioniamo ogni attività a seconda dei voti assegnati.

Figura 1. Rappresentazione grafica delle attività

A questo punto possiamo riflettere sulla posizione delle nostre attività sul piano dividendo quest'ultimo in 4 quadranti:

• Quadrante A: attività più importanti e meno urgenti - Sono attività che non hanno bisogno di essere svolte in un tempo breve e si possono quindi pianificare rispetto agli obiettivi.
• Quadrante B: attività più importanti e più urgenti - Questo è il fulcro operativo che secondo la regola di Pareto costituisce il 20% su cui si deve investire la propria attenzione e su cui ci si deve concentrare per un'immediata risoluzione.
• Quadrante C: attività meno importanti e meno urgenti - sono attività che possono essere temporaneamente tralasciate e che spesso tendono a "morire da sole".
• Quadrante D: attività meno importanti e più urgenti - Sono tipologie di attività che spesso si presentano in modo imprevisto, che necessitano di essere eseguite ma non hanno una rilevanza in termini di obiettivi a lungo termine. Per queste attività l'ideale sarebbe la delega verso collaboratori che possano gestirle e riportare il risultato.