Ma come si fa a fare tutto? Illustriamo alcune delle strategie e alcuni degli strumenti utili a sfruttare al meglio il tempo a disposizione
Cambiare approccio significa fare quello che si è deciso, concentrandosi sulle attività essenziali e rilevanti passando ad una gestione attiva del tempo: il Time Management aiuta a focalizzare l'interesse sul presente e sulle priorità reali. Così pur avendo un'enorme quantità di lavoro da fare si può essere produttivi restando calmi, rilassanti e controllando la situazione. è necessario applicare una serie di accorgimenti in modo opportuno, sistematico e completo per sbrigare il proprio lavoro e non esserne sepolti.
Gli interventi di un efficace Time Management riguardano 4 gruppi d'azione:
1. Arretrati. Spesso alcune attività vengono rimandate infinitamente semplicemente perché sono considerate noiose e di scarso interesse, anche se la loro esecuzione richiederebbe un tempo oggettivamente contenuto. Il risultato è che queste incombenze si accumulano provocando a volte conseguenze dannose e diventando nella peggiore delle ipotesi "delle grane" che ci rincorrono per essere evase! Cambiando abitudine e annoverando fra tutte le cose da fare, anche alcune fra le meno gradite è possibile evitare l'accumulo di arretrato. Inoltre un atteggiamento positivo e costruttivo, permette di eseguire qualsiasi incarico anche se percepito inizialmente come gravoso e poco interessante.
2. Discontinuità. Può capitare di dedicarsi ad un lavoro in modo discontinuo a causa delle continue interruzioni dovute a telefonate, chiacchiere dei colleghi, arrivo di mail, sms... In realtà, nella maggior parte dei casi tutto è dovuto ad una personale mancanza di concentrazione che, inconsciamente, permette il verificarsi di questi contrattempi. È sufficiente quindi realizzare le condizioni ambientali per favorire il mantenimento della concentrazione rimandando ad un momento più opportuno le "interazioni con l'esterno".
3. Persistenza del Caos. La confusione negli strumenti di lavoro e la caotica gestione dei propri impegni non consentono di lavorare per scadenze. D'obbligo è l'organizzazione degli interventi da fare subito e di quelli da fare in rapida e propedeutica successione specificando data e ora. Idee e informazioni devono confluire in un ordine prioritario orientato ad un risultato ben preciso. Decidere il prossimo passo e metterlo in atto è una disciplina mentale, trascriverlo sull'agenda è un'abitudine indispensabile per qualsiasi Project Manager. L'agenda deve essere sempre aggiornata ed efficacemente consultabile a colpo d'occhio.
4. Valutazione delle priorità. Molto spesso e specialmente in azienda il termine "urgente" è usato come sinonimo di "importante". In realtà un'attività è definita importante se assicura un certo ritorno, un valore aggiunto ovvero se è determinate per il conseguimento di un obiettivo aziendale; il tempo entra in gioco in termini di scadenza entro il quale un'attività deve essere terminata. È evidente che se tutto è bollato come "urgente" e richiesto in esecuzione per "ieri" c'è un'ansiogena e inadeguata valutazione delle priorità.