Qualunque tipo di strumento si decida di utilizzare per la gestione del project management bisognerebbe tener presenti degli elementi precisi.
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Prima di tutto il project manager deve essere cosciente del fatto che il lavoro è suddiviso in tante piccole fasi e gestirne ognuna nel dettaglio aiuta ad avere un prodotto finale ben costruito. Non bisogna poi scordare che dietro ogni fase c’è una persona, per questo il software scelto deve interagire con le singole persone, i gruppi e le loro relazioni.
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Inoltre i progetti dipendono sempre dalle risorse disponibili, per questo bisogna conoscerle a fondo, gestendole in maniera cosciente ed equilibrata. Bisogna anche saper gestire il cambiamento, sapendo che anche in fase di produzione potrebbero esserci delle modifiche da attuare, per questo bisogna costruire un progetto mobile, preferendo software flessibili. Il software scelto dovrebbe agire come strumento di controllo anche per gli altri sistemi, dimostrandosi non solo indipendente da essi, ma capace di verificarne eventuali problematiche.
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Inoltre è essenziale poter avere un reporting dettagliato a fine progetto, cosa che facilita la comunicazione dei risultati e sarebbe ancora meglio avere strumenti che possano fare delle previsioni, in modo da procedere in maniera più sicura. Infine sarebbe utile avere a disposizione più progetti in modo che il project manager possa scegliere quale utilizzare a seconda delle circostanze che si verificano.
