Le difficoltà maggiori nella gestione di una campagna di Email Marketing sono costituite dalla gestione di un’enorme mole di dati da archiviare e tenere aggiornati.

Le principali incombenze sono, innanzitutto, collezionare i dati dei clienti – ovvero indirizzi mail, nome e riferimenti degli utenti finali; archiviare le autorizzazioni da parte di ciascuno di essi per l’invio di successive mail pubblicitarie (iscrizioni al servizio); tenere aggiornati gli archivi dati, per gli invii periodici di materiale informativo, gestendo le richieste di cancellazione dal servizio o le notifiche di cambio di indirizzo di posta elettronica.

Inoltre, quando ci si occupa seriamente di email marketing bisogna suddividere i clienti in fasce di target predefiniti con personalizzazione delle comunicazione ed elaborazione delle risposte ottenute.

Affidarsi alla buona volontà del dipendente di turno, sfruttando un normale strumento di posta elettronica, risulta del tutto insufficiente per ottenere risultati tangibili. Per questo motivo le aziende che vogliono realizzare campagne di email marketing dovrebbero dotarsi di opportuni strumenti software che li possano supportare al meglio nella gestione delle newletter.

Tuttavia la scelta di acquistare un software va attentamente valutata, perché può richiedere competenze specifiche già presenti in azienda oppure da acquisire con formazione specifica. Il software, dunque, potrebbe risultare costoso e comunque soggetto ad obsolescenza.

Un’altra via potrebbe essere il ricorso all’outsourcing: meno costoso, non richiede risorse esperte ed è sempre aggiornato. tuttavia, spesso risulta meno flessibile a causa della mancata personalizzazione del formato della newsletter.

La soluzione ideale spesso risiede nel mezzo: affidare all’outsourcer invii e gestione ordinaria delle mail finché si è poco pratici del campo, e internalizzare la gestione quando si acquisisce esperienza e si ritiene l’integrazione delle attività di email marketing con altri database interni.