I comunicati stampa sono strategici e importanti anche per una piccola azienda. Apparire assiduamente con citazioni nei giornali e nei portali web a lungo termine porta ai notevoli vantaggi: maggiore notorietà del brand, consolidamento della reputazione aziendale, maggiore visibilità del sito istituzionale nei motori di ricerca e quindi più visite, più prospect interessati e quindi nuovi clienti.

Tradizionalmente la comunicazione esterna veniva considerata dalle Pmi come una voce superflua e costosa, incapace di produrre guadagni a breve termine. Oggi, tuttavia, il Web con le sue potenzialità alla portata di tutti hanno sovvertito la regola per cui “solo grandi budget e grandi aziende possano permettersi la comunicazione”. Certo, le variabili in gioco sono tante. Per cui, vediamo in modo pratico cosa si può fare per utilizzare al meglio i comunicati stampa per una strategia di comunicazione vincente.

A seconda di quanto vuole investire, un’azienda può decidere se attuare il piano internamente, fare ricorso a un libero professionista per una consulenza, affidare a un’agenzia di comunicazione la parte off-line e ad un’azienda di search marketing la parte web (per una migliore visibilità nei motori di ricerca).
È da tenere presente che i ritorni sono direttamente proporzionali all’investimento stanziato e al livello di professionalità delle persone coinvolte.

Il piano di comunicazione stampa

Scrivere qualche comunicato e inviarlo “una tantum” male non fa ma, per ottenere risultati solidi e a lungo termine, non si può lasciare tutto al caso. Anche perché si rischia che le buone intenzioni si perdano nel tempo e, a scapito dell’immagine esterna, si parta subito agguerriti con tanti comunicati inviati in tempo ravvicinato per poi trascurare – o peggio dimenticare – il tutto nei mesi successivi, vanificando gli sforzi.

Innanzitutto va preparato un piano annuale di comunicazione stampa: l’ideale sarebbe programmare 10 comunicati con circa un’uscita al mese, considerando che i periodi in cui non pubblicare nulla potrebbero essere quelli a cavallo delle ferie estive, quando la maggior parte delle aziende chiude. Utile pazientare anche in fase iniziale, momento in cui è importante prendere i necessari contatti con i giornalisti.

L’analisi delle testate

Il primo mese di attuazione del piano è dedicato all’analisi e alla costruzione della rete di contatti. Bisogna preparare un file – meglio un foglio di calcolo come Microsoft Excel – dove scrivere:

• nome delle testate giornalistiche, distinguendo tra cartacee e online
• contatti: numero di telefono e soprattutto lemail delle redazioni
• eventuale nome del referente (molto importante per i giornali cartacei, un po’ meno per le testate online dove spesso le redazioni sono molto piccole)
• frequenza della pubblicazione: nel file bisogna specificare se è un quotidiano, un settimanale, un mensile. Nel caso di un periodico di settore, poi, meglio indicare anche il giorno della settimana o del mese entro cui bisogna inviare il comunicato stampa affinché venga pubblicato in tempo
• inserire una colonna di “note”.

Alcune testate saranno probabilmente già note all’azienda e sarà facile inserirle. Per aggiungerne altre e ampliare il file si potrà chiedere in edicola ulteriori riviste specializzate cartacee e, in contemporanea, fare delle ricerche web, studiando anche dove i propri concorrenti pubblicano online le loro notizie.