Gestire le relazioni coi clienti non offre solo il modo per migliorare la propria immagine e fidelizzare gli stessi (cosa, per altro, fondamentale). Ogni Direttore Commerciale vorrebbe poter stimare in modo preciso il volume degli affari, cosa spesso difficile. Le motivazioni sono molte e saranno meglio esaminate in successivi articoli, dato che non è questo l’argomento del presente articolo. Cosa certa è che avere queste stime è ogni mese un’impresa.

Per invogliare chi di voi non ha conoscenze di CRM a seguire questa serie di scritti, inizio con alcuni temi cari a coloro che lavorano in un reparto Vendite.

Le offerte aperte

Quante offerte aperte abbiamo in questo momento? Quali sono le scadenze previste? Qual è l’ammontare previsto?

Partendo dal primo punto, uno dei problemi di molte aziende è avere un quadro preciso delle offerte attive, perché solo da qui si può partire per avere una proiezione corretta. Sembra facile, basterebbe tenere una lista. Chi ci ha provato, però, sa che non è così. Vediamo i principali problemi.

Le offerte sono spesso in mano ai singoli commerciali ed avere un quadro completo non è semplice. Le offerte depositate nell’archivio centrale sono solo una parte e comunque oltre al documento in sé non si hanno altre informazioni.

I commerciali tendono a non chiudere mai le offerte, anche quando queste sono chiaramente perse. Psicologicamente la chiusura di una offerta equivale in qualche modo ad una piccola sconfitta e tenerla aperta dà una sorta di speranza. I commerciali, quindi, trovano sempre delle scuse più o meno corrette per tenere aperte le trattative.

Le offerte aperte, ad ogni modo, non consentono di predisporre un quadro completo in quando solo il commerciale ha il polso della situazione. Per comprendere che probabilità ci sia di chiudere con successo una trattativa, occorre parlare con lui.

Un sistema di CRM (l’insieme dell’organizzazione e di strumenti come il software) consente di tenere registrate le trattative (opportunità commerciali), le azioni svolte per condurle in porto, le percentuali di successo attribuite, la data di scadenza e parecchi altri parametri che consentono di stabilire quali siano quelle realmente attive e con che percentuale di successo riteniamo possano contribuire agli ordini del periodo esaminato.

Una veloce scansione delle offerte, esaminando la data di prevista scadenza, l’ultima operazione effettuata ed il numero di solleciti, può velocemente consentire di stabilire quali siano quelle realmente aperte e da cui attendersi qualcosa.